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Was tun bei einem SAM-Audit?

Wenn Sie einen Volumenlizenzvertrag für Microsoft Produkte haben, dann kann es sein, dass Sie irgendwann eine E-Mail zum Thema „Microsoft Lizenzplausibilisierung – Software Asset Management“ erhalten. Das Software Asset Management, kurz SAM, ist die Verwaltung von Softwarelizenzen in einem Unternehmen. Bei einem SAM-Audit, das diese Schreiben einleiten, werden Sie aufgefordert alle Microsoft-Lizenzen aufzustellen.

Seit 2015 hat Microsoft sein Team zur Überprüfung in Deutschland deutlich aufgestockt. Die Mitarbeiter befragen Unternehmen nach Ihren Lizenzen und überprüfen ob die jeweilige Firma über- oder unterlizenziert ist. Darunter fallen auch die Lizenzen, die Sie nicht im Volumenlizenztarif erworben haben, denn es werden generell alle Microsoft Lizenzen überprüft, die unternehmensweit genutzt werden.

Sie haben ein Schreiben von Microsoft erhalten was sollten Sie jetzt tun?

  1. Wie immer gilt auch hier: Ruhe bewahren. Lesen Sie zuerst unsere Tipps, dann wird Ihnen klar, was Sie tun sollten und was nicht.
  2. Sie sollten den Brief jedoch nicht auf die leichte Schulter nehmen. Vergessen sollten Sie das Audit auf keinen Fall, denn Microsoft wird es ebenfalls nicht vergessen und Sie wieder daran erinnern. Sollten Sie auf die E-Mail bzw. die Erinnerungen nicht reagieren, dann wird Microsoft irgendwann ein Wirtschaftsprüfungsunternehmen beauftragen, Ihr Unternehmen zu kontrollieren. Ab dem Moment würde es dann sehr teuer für Sie. Lassen Sie es nicht soweit kommen, sondern…
  3. …informieren Sie Ihre IT-Abteilung oder Ihren IT-Dienstleister.
  4. Idealerweise haben Sie – oder Ihr IT-Dienstleister – schon vorab eine Software-Dokumentation erstellt, in der alle wichtigen Daten, wie Lizenznummern, Volumenlizenzvertragsnummer, Anzahl der genutzten PCs etc. aufgelistet sind. Wichtig hierbei: Sie müssen für alle Ihre Arbeitsplätze die Lizenzen nachweisen. Einmal erstellt sollte diese Dokumentation ständig aktualisiert werden. Dann können Sie relativ schnell auf die Audit-Anfrage reagieren.
    Sollten Sie eine solche Übersicht noch nicht haben, dann sollten Sie spätestens mit der Anfrage durch Microsoft damit beginnen. Eine Inventarisierung kann je nach Unternehmensgröße mitunter zwei oder mehr Arbeitstage dauern. Bedenken Sie, dass Sie gegenüber dem Software-Hersteller alle Lizenzen nachweisen müssen. Sind Sie hier unsicher, dann lassen Sie sich auf jeden Fall helfen. Ihr IT-Dienstleister kennt die Problematik und kann Ihnen mit Rat und Tat zur Seite stehen und die gesamte Plausibilisierungsprüfung für Sie übernehmen.
  5. Mit der Anfrage erhalten Sie eine Excel-Datei. In diese Datei müssen Sie alle Angaben für die einzelnen Produkte eintragen.
  6. Microsoft wird sich nach dem Erhalt und der Auswertung dieser Datei bei Ihnen melden und Ihnen mitteilen, dass Sie entweder über- bzw. unterlizenziert sind oder das SAM-Audit abgeschlossen ist. Viele Unternehmen sind häufig unterlizensiert, so dass Microsoft Sie zum Beispiel bitten könnte zu erklären, warum Sie von einem Programm nur eine bestimmte Anzahl an Lizenzen haben, für ein anderes aber eine höhere Zahl.
    Auch hier müssen Sie keine Sorge haben. Begründen Sie Ihre Auswahl der Software. Wenn Sie tatsächlich unterlizenziert sind und auf die Schreiben von Microsoft reagieren, dann müssen Sie nur die fehlenden Lizenzen kaufen. Wenn Sie aber gar nicht reagieren, behält sich der Konzern vor, Ihnen, neben den fehlenden Lizenzen, eine Strafe und natürlich die Kosten für die Wirtschaftsprüfung zu berechnen.

Warum kann Microsoft überhaupt eine Lizenzplausibilisierung anwenden?

Wenn Sie Ihre Microsoft Produkte bestellen, dann müssen Sie auch die EULA – den Endbenutzer-Lizenzvertrag akzeptieren. Wenn Sie darüber hinaus einen Volumenvertrag haben, dann hat der Softwarekonzern das Recht die Plausibilisierung einzufordern. Eine entsprechende Klausel ist in der EULA aufgeführt.

Neben Microsoft selbst, lässt auch die Business Software Alliance (BSA), eine weltweit agierende Interessengemeinschaft der Softwareindustrie, solche Audits durchführen. Die BSA macht dies unter anderem für die Firmen Adobe, Autodesk, Microsoft und vielen weiteren. Diese Anfragen sind im Gegensatz zu Microsofts SAM-Audit deutlich schärfer formuliert. Bei der BSA scheint man auf direkte Abschreckung zu setzen (es werden Beispiele von hohen Strafzahlungen aus Deutschland genannt). Mit Hilfe eines zu installierenden Tools der BSA, sollen die Lizenzen auf den einzelnen Rechnern überprüft werden.

Die oben genannten Punkte gelten auch für eine solche Anfrage. Bleiben Sie in jedem Fall ruhig und kontaktieren Sie Ihre IT-Abteilung oder Ihren IT-Dienstleister.

Können wir Ihnen trotz eines solchen SAM-Audits die Volumenlizensierung empfehlen?

Ja, denn dadurch erhalten sie verschiedene Vorteile, wie z.B.

  • Vereinfachung des Beschaffungsprozesses, Sie gewinnen an Transparenz
  • Die Kosten werden durch die Bündelung der Software gesenkt
  • Sie erhalten mehr Nutzungsrechte sowie das Recht auf neue Versionen
  • Es ist für manche Einsetzzwecke zwingend notwendig (beispielsweise für Office auf dem Terminalserver oder für Exchange Server Lizenzen)

Sollte Sie bereits Volumenlizenzen besitzen, dann sprechen Sie am besten schon frühzeitig mit Ihrem IT-Dienstleister über ein Software Asset Management Audit. Lassen Sie sich beraten, wie schon vorab eine Lizenz-Dokumentation erstellt werden kann, damit Sie im Ernstfall gerüstet sind. Wir beraten Sie dazu gerne.

 

Sie haben schon eine solche Anfrage erhalten oder Sie hätten gerne weitere Informationen? Schreiben Sie uns einfach an!

Sven Löchner

Sven Löchner ist Microsoft Lizenz Spezialist bei CYBERDYNE, er berät Sie bei allen Fragen rund um Microsoft Produkte, vor allem Microsoft Office 365 und Microsoft Azure. Herr Löchner hat immer einen aktuellen Überblick über die verschiedenen Lizenzierungen und wählt mit Ihnen das richtige Produkt aus.

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