IT-Beratung Und IT-Service Köln Von CYBERDYNE - IT-Dokumentation

IT-Dokumentation und warum sie wichtig ist

Eine 2010 durchgeführte Umfrage durch das Beratungsunternehmen Actinium Consulting ergab: Etwa 40 Prozent der Verantwortlichen sind nicht in der Lage, die IT-Infrastruktur ihres Unternehmens darzustellen. Die mangelnde IT-Dokumentation kann in der Praxis schnell zu Problemen führen, beispielsweise im Falle einer Störung, bei Updates oder bei Prozessänderungen. Auch die Investitionsplanung leidet unter fehlender Transparenz, wenn hinsichtlich der entsprechenden Lizenz- und Wartungsverträge der Überblick fehlt. Die CYBERDYNE IT GmbH empfiehlt daher eine systematische IT-Dokumentation, die idealerweise automatisiert – auf Knopfdruck – durchgeführt wird.

Warum eine automatisierte IT-Dokumentation vornehmen?

Ein Netzwerk besteht aus zahlreichen Komponenten. Fällt eine davon aus, kann das die Tätigkeit mehrerer Mitarbeiter im Unternehmen beeinträchtigen, auch interne Abläufe können gestört werden.
Dies ist stets mit finanziellen Einbußen verbunden, weshalb eine schnelle Fehlerbehebung erforderlich ist. Das ist aber oft nur möglich, wenn die Komponenten und Prozesse im Netzwerk bekannt sind. Dazu dienen eine Inventarisierung und anschließende kontinuierliche Dokumentation bei Änderungen der Technik, Prozesse und Verantwortlichkeiten.

Kosten- und Performancegründe

Haben Sie jederzeit und vollständigen Einblick in die Wartungs- und Lizenzverträge? Fehlt hier die Übersicht, besteht das Risiko, dass noch Wartungsverträge für längst ausgemusterte Komponenten bestehen oder Anwendungen überlizenziert sind. Eine sorgfältige Inventarisierung verschafft diesbezüglich Transparenz. Müssen technische Änderungen im System vorgenommen werden, ist außerdem wichtig zu wissen, welche Abläufe und Arbeitsplätze davon betroffen sind, um die Performance sicherzustellen. Eine unübersichtliche IT-Landschaft birgt im Umkehrschluss das Risiko unnötiger Kosten und einer eingeschränkten Performance.

Die Inventarisierung durchführen

Eine Dokumentation erfordert die Aufnahme sämtlicher Komponenten des Netzwerks und der lokalen Arbeitsplätze, deren Zusammenspiel sowie der installierten Software und Dienste. Aus den genannten Gründen sollten auch die Lizenz- und Wartungsverträge aufgenommen werden. Nach der Bestandsaufnahme ist bei jeglicher Änderung eine systematische Anpassung erforderlich, um die Transparenz zu erhalten. Um Ihre Kapazitäten zu schonen, ist eine automatisierte Dokumentation zu empfehlen. So bleibt die Transparenz quasi auf Knopfdruck erhalten. Zusätzlich ist die Voraussetzung gegeben, Abläufe zu optimieren und die Verträge effektiv zu verwalten.

Aktuelle IT-Dokumentationen sind wichtig für die IT-Sicherheit

Können Sie im Falle eines Virenbefalls oder eines Diebstahls alle Komponenten, welche ggf. betroffen sind, benennen? Die automatische und systematische laufende Dokumentation verschafft Ihnen jederzeit einen Überblick Ihrer Systeme und gibt Ihnen die Möglichkeit danach entsprechend zu handeln oder Prioritäten festzulegen. Des Weiteren ergibt sich aus der kleinteiligen Dokumentation automatisch eine Änderungsdokumentation, so dass Manipulationen oder ungewollte Änderungen sichtbar werden. Bei Bekanntwerden von Sicherheitslücken oder Schwachstellen können Sie eine Bewertung des Potenzials direkt anhand Ihrer Dokumentation vornehmen, ohne erst aktiv werden zu müssen.

Weitere Vorteile der automatisierten IT-Dokumentation

Die sorgfältige Dokumentation des IT-Umfeldes verschafft Ihnen nicht nur Übersicht hinsichtlich der Komponenten, Prozesse und Verträge, sondern gibt Ihnen auch Gelegenheit zur effizienten Infrastrukturplanung. Das bedeutet konkret:

  • automatisierte IT-Dokumentation verschafft Zeitersparnis
  • bietet Übersicht, um Einsparpotenzial aufzudecken
  • optimiert die Bereitstellungsprozesse
  • beschleunigt die Reaktionszeiten im Servicefall

Fazit

Indem Sie Ihr IT-Umfeld konsequent dokumentieren, tragen Sie maßgeblich zur Qualitätssicherung im Unternehmen bei. Mit einer Automatisierung sparen Sie Zeit, sie bietet weiterhin Potenzial zur Kostenreduzierung. Ideal: Im Falle eines Wechsels der Verantwortlichkeiten behält auch Ihr Nachfolger die Übersicht. Für die Umsetzung der Automatisierung und auch im Bereich der Verschlüsselung steht Ihnen die CYBERDYNE IT GmbH gerne mit maßgeschneiderten Lösungen zur Seite.

Stefan Joussen

IT Leiter / Teamleiter System Engineering

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