GoBD-Richtlinen

GoBD – Vorteile und Regeln elektronischer Rechnungen

Rechnungen werden immer häufiger per E-Mail versendet. Anfang des Jahres sind die GoBD in Kraft getreten, die den genauen Umgang mit elektronischen Rechnungen regeln. Wir erklären, was Sie beachten sollten und nennen Ihnen fünf Vorteile die elektronische Rechnungen gegenüber den Papierrechnungen haben.

Was sind die GoBD?

Die Abkürzung GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Diese Grundsätze regeln die Anforderungen für die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten Daten und deren Regeln zum externen Zugriff.

Die GoBD gilt seit dem 01.01.2015. Bis Ende 2016 gab es noch eine Übergangsfrist, in der die Richtlinien nicht umgesetzt werden mussten. Seit dem 01.01.2017 ist die GoBD verbindlich für alle Unternehmen. Was bedeutet dies für Sie als Unternehmer? Ich erkläre Ihnen alles, was Sie in Bezug auf die GoBD beachten müssen in diesem Video:

Was sind die Vorteile von elektronischen Rechnungen?

Kostenersparnis

Sie sind als Unternehmer verpflichtet Ihre wichtigen Dokumente (Rechnungen, Angebote etc.) bis zu 10 Jahren aufzubewahren. Wenn Sie alle diese Daten jedes Mal ausdrucken und archivieren, benötigen Sie eine Menge Papier, Ordner und letztendlich Lagerfläche. Gespeichert als Datei (und natürlich auch durch ein Backup abgesichert) benötigen Sie diese Dinge nicht mehr. Bei den Rechnungen für Ihre Kunden sparen Sie zudem am Porto. Denken Sie zusätzlich an die Ersparnisse beim Druck selbst – Tinte oder Toner kosten eine Menge Geld.

Schnellere Übertragung

Durch die digitale Übertragung sind Ihre Rechnungen schneller bei Ihren Kunden und die können die Rechnungen auch schneller bezahlen. Somit erhöhen Sie Ihre Liquidität. Schnellere Übertragung heißt auch, dass vieles dabei automatisiert wird, was wiederum bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der Rechnungserstellung bzw. mit der Bezahlung von fremden Rechnungen haben. Zeit, die wertschöpfend an anderer Stelle eingesetzt werden kann.

Weniger Aufwand

In nicht allzu ferner Zukunft werden Ihre Rechnungen nur noch von Programmen gelesen. Dem Menschen in der Buchhaltung werden nur noch die wichtigsten Fakten zur Kontrolle und Freigabe präsentiert und das in der jeweiligen genutzten Software. Das Design Ihrer Rechnung wird niemand mehr wahrnehmen – nur in Ausnahmefällen, wo das System Probleme mit der Rechnung hat. Sie müssen für elektronische Rechnungen nicht mehr so viel Zeit in die Gestaltung stecken, wie bisher.

Höhere Datengenauigkeit

Daten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden, sie werden direkt von der Software übernommen. Neben der Einsparung an Zeit, die Ihre Mitarbeiter für die Eingabe benötigen, sinkt verständlicherweise auch der Fehlerquotient.

Geringere Umweltbelastung

Durch die Einsparung von Papier, Tinte oder Toner verkleinern Sie auch den CO2-Fußabdruck Ihres Unternehmens. So schützen Sie ganz automatisch die Umwelt.

Auf was muss ich achten?

In der Regel werden Ihnen aktuelle Buchhaltungsprogramme hier sämtliche Arbeit abnehmen. Beim Kauf neuer Lizenzen sollten Sie aber auf ein paar Punkte achten, die Ihre Software können sollte.

  • Elektronische und Papierrechnungen sind generell gleich zu behandeln. Das heißt es gilt auch die 10jährige Aufbewahrungspflicht
  • Der Empfänger muss einverstanden sein mit dem digitalen Versand. Hierfür ist keine separate Bestätigung nötig. Es reicht, wenn er die elektronische Rechnung stillschweigend akzeptiert.
  • Die Echtheit der Rechnung und die Unversehrtheit der Nachricht muss gewährleistet sein. Achten Sie hier vor allem auch auf Ihre E-Mail-Sicherheit
  • Jede Rechnung muss auch von einem Menschen lesbar sein
  • Sie müssen genau dokumentieren, wie die Rechnungen und Belege erfasst und verarbeitet werden.

Drucken Sie jetzt noch Rechnungen aus und verschicken diese per Post? Brauchen Sie Hilfe bei der Umstellung? Wir helfen Ihnen gerne bei dem Umzug zur elektronischen Rechnung. Lassen Sie uns wissen, wie wir Ihnen weiterhelfen können!

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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