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E-Mail-Flut – 7 Tipps zur Bewältigung des digitalen Stress

Löst bereits der Blick in Ihr digitales Postfach Stress bei Ihnen aus? Landen ständig neue Nachrichten im Posteingang, während Sie kaum mit der Beantwortung der alten vorankommen und langsam aber sicher den Überblick verlieren? Obwohl die vor mehr als vierzig Jahren erfundene E-Mail inzwischen als veraltet gilt, stellt die anfallende Nachrichtenflut für viele Firmen ein großes Problem dar. In der Zwischenzeit redet man vom digitalen Stress. Dabei ist es gar nicht so schwierig, Ordnung ins Chaos zu bringen und Ihre Effizienz bezüglich des E-Mail-Verkehrs zu steigern. CYBERDYNE empfiehlt Ihnen Microsoft Outlook und Microsoft Exchange für die optimale Zusammenarbeit und Verwaltung Ihrer E-Mails.

Uninteressante Newsletter abbestellen

Laut einer Studie von The Radicati Group, einem Technologie-Marktforschungsunternehmen im kalifornischen Palo Alto empfängt und verschickt ein Arbeitnehmer im Durchschnitt tagtäglich 110 E-Mails. Diese Informationsflut legt komplette Unternehmen lahm. Experten sprechen sogar von „digitaler Umweltverschmutzung“. Um die große Menge an elektronischer Post zu bewältigen, ist es wichtig, eine Möglichkeit zu finden, mit der zunehmenden Anzahl von Nachrichten effizient umzugehen und dem täglichen Stress keine Chance zu geben. Als allerersten Schritt empfiehlt es sich, Mail-Benachrichtigen sozialer Netzwerke abzubestellen und Newsletter, die Sie ohnehin nie lesen, zu kündigen.

Relevante Nachrichten farbig kennzeichnen

Für einen optimalen Workflow ist es unentbehrlich, zwischen unwichtigen und wichtigen E-Mails unterscheiden zu können. In Outlook bietet sich Ihnen beispielsweise die Gelegenheit, automatische Regeln zu definieren und so relevante Nachrichten im Posteingang farbig und durch besondere Schriftformatierungen hervorzuheben und so hinsichtlich ihrer Priorität zu kennzeichnen. So erkennen Sie auf den ersten Blick, ob eine E-Mail an Sie persönlich gerichtet oder Teil eines Verteilers ist oder ob sie von einem Mitarbeiter, einem Kunden oder einem Geschäftspartner stammt.

Separate Ordnerstruktur anlegen

Bewahren Sie alle eingegangenen Mails dauerhaft im Posteingang auf? Legen Sie Ihre Nachrichten besser in separaten Ordnern ab. Sie haben in Outlook nicht nur die Möglichkeit, individuelle Arbeitsordner einzurichten, sondern können über Klassifizierungsregeln auch festlegen, in welchen Ordner eingehende E-Mails automatisch verschoben werden sollen. Newsletter, die Sie zwar interessieren, die aber keine direkte Reaktion erfordern, gelangen auf diese Weise beispielsweise zur späteren Ansicht in einen gleichnamigen Unterordner. Räumen Sie Ihren Posteingang regelmäßig auf und sortieren Sie Ihre Korrespondenz in diese Ordnerstruktur ein. Im Idealfall schaffen Sie es, Ihr Büro mit einem völlig leeren Posteingangs-Ordner zu verlassen.

E-Mails Kategorisieren und nach dem Eisenhower Prinzip bearbeiten

Kategorisieren Sie Ihre E-Mails manuell oder automatisch durch Regel in Outlook nach dem Eisenhower Prinzip. Dingend und Wichtige E-Mails werden sofort und selbst erledigt, wichtige aber nicht dringende E-Mails werden zeitlich terminiert, nicht wichtige aber dringende E-Mails delegieren Sie an kompetente Mitarbeiter oder Kollegen und der ganze Rest kann in der Regel gelöscht werden. Outlook hilft Ihnen bei der Kategorisierung durch die so genannten „Quick Steps“. Dies sind vorlagen für bestimmte Arbeitsschritte in Outlook.

Erinnerungsoption nutzen

Ist es Ihnen schon passiert, dass Sie eine Mail später beantworten wollten, dies dann aber vergessen haben? Markieren Sie die entsprechende Nachricht „Zur Nachverfolgung“ mit einer Erinnerungsoption. Outlook erinnert Sie rechtzeitig an die Bearbeitung der E-Mail.

E-Mails unmissverständlich formulieren

Aber auch durch einen klaren und verständlichen E-Mail-Inhalt können Sie zeitraubende Nachfragen verhindern. Ersetzen Sie eine missverständliche Wortwahl wie: „Könntest du bitte …?“ durch eine klare Ansage wie: „Bitte bearbeite den folgenden Auftrag bis …“. Je eindeutiger eine Nachricht formuliert wird, desto geringer ist die Gefahr für Missverständnisse. Mehr Klarheit empfiehlt sich auch für die Adresszeilen. Überlegen Sie vorab genau, wer Ihre E-Mail tatsächlich in Kopie benötigt und schreiben Sie auch nur diese Personen an. Andersherum gilt: Wenn Sie selbst im „cc“ stehen, dient die Mail lediglich als Information, die keine Antwort oder Handlung Ihrerseits erfordert.

Die beste Methode gegen digitalen Stress: Persönliche Kommunikation bevorzugen

Generell sollten Sie sich fragen, ob eine E-Mail wirklich nötig ist oder ob sich der Sachverhalt auch im direkten Gespräch oder per Telefon klären lässt. Ist bereits vorher abzusehen, dass mehrere Nachrichten hin- und hergehen, sollten Sie dem Griff zum Telefonhörer den Vorzug geben.

Wenn aber der persönliche Weg nicht möglich ist, nutzen Sie Outlook! Dessen zahlreiche Funktionen für die effiziente IT-Nutzung unterstützen Sie beim Kampf gegen die tägliche E-Mail-Flut und optimieren Ihr Zeit Management. Das CYBERDYNE IT Service Team berät Sie gern!

P.S.: Ich verhalte mich immer nach dem Grundsatz: „If you don’t understand what an email asks, don’t answer!“

 

Jan Bukal

Teamleiter IT-Service

Dieser Beitrag hat 2 Kommentare
  1. Das Problem mit den eMails kennt wohl jeder, der in einem Büro arbeitet. Das Schlimmste dabei ist in meinem Fall, dass wir eine allgemeine eMailadresse haben „info@“, an die die meisten eMails kommen und auch alle Newsletter etc an, die der Chef oder andere Mitarbeiter mal angefordert haben und da irgendwann der Überblick verloren geht, wer was angefordert hat, traut sich keiner mehr irgendwas abzubestellen.

    Ich verbringe jeden Tag bestimmt 15 Minuten damit, neue eMailabsender auf die Ignore-Liste zu setzen, aber es kommen jeden Tag neue dazu, da die info@-Email-Adresse auch auf der Homepage der Firma steht.

    Der Versuch, nur noch zwei Mal am Tag die Mails zu checken, wird dadurch boykottiert, dass der Chef einem vom Nebenzimmer zuruft, dass schon wieder diese und jene neue eMail angekommen ist und dann natürlich erwartet, dass man jegliche Arbeit stehen und liegen lässt und diese direkt beantwortet. Die Krux, wenn viele Kunden nur die Allgemein-eMailadresse haben und dann die ganze Firma die Mail bekommt, statt dass sie an die „eigene“ Mailadresse schreiben.

    Andererseits ist es dann auch wieder ungünstig, wenn Kunden die ‚eigene‘ Adresse verwenden, nur man selbst die Nachrichten bekommt, und man dann auf Terminen ist oder anderweitig nicht erreichbar ist.

    So oder so, es ist nicht so ganz einfach.

    LG, S.

  2. Das beste System hilft nichts, wenn die Prozesse im Unternehmen nicht klar sind. Es hört sich so an, als ob das bei Ihnen der Fall ist. Ich würde Ihnen empfehlen vorab nochmal mit allen beteiligten den Prozess der E-Mail Verarbeitung zu besprechen und neu zu definieren. Anschließend kann man mit den technischen Hilfsmittel diesen Prozess abbilden bzw. unterstützen. Gerne helfen wir dabei!

    Beste Grüße

    Ralph Friederichs

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