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Microsoft To Do, Planner Und Projects Im Vergleich – Was Sollten Unternehmen Nutzen?

Microsoft To Do, Planner und Projects im Vergleich – Was sollten Unternehmen nutzen?

Mit den Programmen To Do, Planner und Projects unterstützt Microsoft Unternehmen bei der Projektsteuerung. Dabei verfügen die drei Tools über unterschiedliche Funktionen – angefangen von einer klassischen To-do-Liste bis hin zu komplexem Projekt-Management.

Mit allen drei Microsoft-Programmen können Sie Ihre anstehenden Aufgaben verwalten und diese auch Kollegen zuweisen. Darüber hinaus lassen sich Dokumente aus anderen Microsoft-Anwendungen integrieren.

Welches Tool Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen sollten, hängt von den zu bewältigenden Aufgaben ab. Denn die Programme sollten – für eine optimale Unterstützung ihrer wertschöpfenden Arbeit – auch entsprechend ihrer Funktionen eingesetzt werden. Wir haben uns die drei Projekthelfer von Microsoft genauer angeguckt und zeigen Ihnen die Unterschiede.

Wie hilft Microsoft To Do Unternehmen weiter?

Bei Microsoft To Do handelt es sich um eine „klassische” To-do-Liste. Das bedeutet, Sie tragen Ihre Aufgaben ein und erledigen diese zu gegebener Zeit. Vielleicht führen Sie eine solche Liste bereits auf Papier – das Prinzip ist hier das gleiche.

Microsoft To Do hat im – im Gegensatz zur Papierversion – den Vorteil, dass Ihre Aufgaben über Geräte hinweg einsehbar sind, so dass sie bei Bedarf überall verfügbar sind. Zur besseren Orientierung ordnen Sie Ihre Aufgaben dabei einzelnen Projekten bzw. Kategorien zu.

Microsoft To Do Microsoft To Do, Planner und Projects im Vergleich – Was sollten Unternehmen nutzen?
Die Ansicht mit den Aufgaben des aktuellen Tages bei Microsoft To Do

Wer ein Microsoft Konto hat, kann das Tool nutzen – ein kostenpflichtiges Office 365-Abo ist dabei nicht nötig. Nutzer von Microsoft Outlook werden feststellen, dass in Ihren Aufgaben auch die Tasks aus To Do auftauchen – und umgekehrt. Microsoft hat die beiden Tools fest miteinander verknüpft. Es ist davon auszugehen, dass Outlooks „Aufgaben” demnächst vollständig zu To Do werden.

Für wen eignet sich Microsoft To Do?

Microsoft To Do eignet sich für Einzelkämpfer und Teams, die viele Aufgaben – auch kleinere – erledigen müssen und dabei nicht den Überblick verlieren wollen. Die Aufgaben müssen nicht projektbezogen sein, sondern können das gesamt Arbeitsspektrum umfassen. kurzgesagt: Microsoft To Do eignet sich für jeden Mitarbeiter. Ein Projektfortschritt lässt sich aber nicht darstellen.

Daher ist das Tool am ehesten für den individuellen Gebrauch zu nutzen – oder für alle, diejenigen, die einfach nur ihre täglichen Arbeiten strukturieren wollen.

Microsoft Planner – der Trello-Konkurrent

Microsoft Planner ist ein umfassenderes Plannungtool. Aufgebaut ist es in Form eines Kanban-Boards ähnlich wie Trello. Ihre Aufgaben tragen Sie hier in Form von „Karten” ein, die sich beliebig auf dem Board verschieben lassen.

Vergleichbar ist dies mit einem Flipchart auf dem Sie Post-Its anordnen. Diese können Sie beliebig sortieren. So lassen sich verschiedene Arbeitsschritte darstellen. Im Gegensatz zu einem physischen Flipchart, haben Sie bei Microsoft Planner die Möglichkeit, Office-Dokumente direkt zu integrieren. Kollegen, die mit Ihnen zusammen an einem Board arbeiten, müssen ein Microsoft 365-Abonnement haben.

Microsoft Planner Microsoft To Do, Planner und Projects im Vergleich – Was sollten Unternehmen nutzen?
Übersicht Planner (Online-Version)

Sie können sich neben der detaillierten Ansicht Ihrer Aufgaben auch den gesamten Fortschritt des Projekts bzw. Ihrer Arbeit anschauen. Planner bietet hierfür passende Statistiken. Sie haben außerdem die Möglichkeit die Planung in Ihrem Outlook Kalender zu integrieren.

Für wen eignet sich Microsoft Planner?

Häufig wird diese Methode bei Scrum-Projekten genutzt. Aber auch wenn Sie lediglich eine agile Arbeitsweise für Ihre Projekte bevorzugen, kann ein solches Kanban-Board interessant sein. Der Microsoft Planner hilft Ihnen übrigens beim Onboarding neuer Mitarbeiter.

Microsoft Planner Übersicht Microsoft To Do, Planner und Projects im Vergleich – Was sollten Unternehmen nutzen?
Auswertung bei Microsoft Planner (Online-Version)

Projects – für große Projekte

Microsoft Projects ist ein sehr umfassendes Planungstool, mit dem Sie komplexe Vorhaben im Team aufsetzen können. Das Programm ist nicht Teil von Microsoft 365, sondern muss separat abonniert werden.

In der klassischen Ansicht ist der Bildschirm zweigeteilt. Ein Bereich listet die Tasks auf, der andere visualisiert diese in Form eines Gant-Charts. Sie sehen dabei übersichtlich, wann etwas begonnen wurde und wann es fertig gestellt sein muss.

Dadurch lassen sich auch Aufgaben miteinander in Verbindung bringen. Das bedeutet, dass beispielsweise ein Teilprojekt erst beginnen kann, wenn ein anderes abgeschlossen ist. Dabei verschieben sich auch Anschlussaufgaben, wenn Ausführungszeiträume verändert werden. Das Programm warnt den Nutzer, falls durch diese Verschiebung Deadlines gefährdet werden.

Für wen eignet sich Microsoft Projects?

Große, komplexe Projekte sind das Wesen des Programms. Wenn Sie regelmäßig solche Vorhaben durchführen und dafür eine umfassende Übersicht benötigen, dann lohnt sich Microsoft Projects für Ihr Unternehmen. Die Kosten dafür berechnen sich – wie bei Microsoft üblich – an Hand der Nutzer.

Todoist, Trello oder Asana als Alternative zu den Microsoft Tools?

Natürlich bieten andere Anbieter Alternativen für die Projektsteuerung. Der Vorteil der Microsoft Tools: sie sind direkt angebunden an Ihre Microsoft 365-Umgebung. Dies bedeutet, dass Dokumente direkt verlinkt und Daten in Ihrem OneDrive-Ordner oder über Ihren Sharepoint geteilt werden können.

Microsoft To Do ist komplett kostenfrei nutzbar und Planner in den meisten Office 365-Plänen integriert, so dass hier keine Mehrkosten auf Sie zukommen. Die alternativen Tools, wie Trello oder Todoist können in der Regel auch in kostenfreien Versionen genutzt werden, der vollen Funktionsumfang ist aber kostenpflichtig.

Auch Microsoft selbst bietet Alternativen zu Planner. Azure Boards richtet sich dabei vor allem an Programmierer, lässt sich aber mit weiteren Azure-Anwendungen auch zu einem mächtigen Kollaborationstool für jede Branche passend aufrüsten.

Kein Einsatz ohne Planung

Der Einsatz eines Projekttools sollte vorab geplant werden. Überlegen Sie, was sie wirklich benötigen und suchen Sie das entsprechende Tool nach den jeweilig benötigten Features aus. Dazu sollten Sie auch den Umgang mit der Software mit Ihren Mitarbeitern trainieren. Stellen Sie dazu Regeln auf, damit ein regelmäßiges Arbeiten möglich ist. Wir haben dies bereits am Beispiel von Microsoft Teams erklärt. 

Welches Tool ist das richtige für Sie? Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl und der Implementierung in Ihrem Unternehmen.

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

Bildnachweis:

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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