skip to Main Content
Microsoft Teams – Ihre Neue Telefonanlage?

Microsoft Teams – Ihre neue Telefonanlage?

Das Internet-Protokoll (IP) ist der Standard der Zukunft, wenn es um das Telefonieren geht. Viele Unternehmen stellen daher bereits auf IP-Telefonie um. Dass sie jedes Smartphone, jeden Laptop und jedes Tablett mit einer Internetverbindung zum Unternehmenstelefon machen können, ist dabei häufig besonders beliebt. Die Mitarbeiter sind überall mit der Büronummer erreichbar – auch im Homeoffice oder bei Terminen außerhalb.

Es gibt viele Angebote für die IP-Telefonie. Auch Microsoft bietet diese mit dem Kollaborationstool Teams an. Teams ist Microsofts Aushängeschild und soll die Lösung für jegliche Kommunikation im Unternehmen werden – angefangen von den Chat-Nachrichten, über Videotelefonie bis hin zur modernen Telekommunikationsanlage.

Microsoft Teams als Zentrum der internen Kommunikation

Das Ganze ist nicht neu: Mit Skype bzw. Skype for Business können Sie schon lange Telefonkonferenzen aufsetzen und Ihre internen Kollegen anrufen. Teams kann darüber hinaus aber als komplette Telefonanlage fungieren. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können Anrufpläne bei Microsoft buchen oder Ihre Telefonanlage mit Teams verknüpfen (Microsoft Direct Routing).

Anrufpläne – bekannt aus Skype for Business

Mit Anrufplänen haben Sie – wie schon bei Skype und Skype for Business – die Möglichkeit Gesprächsminuten für Ihre Teams zu erwerben. Zusätzlich können die bestehenden Rufnummern aus alten Verträgen zu Microsoft portiert werden. Diese Variante eignet sich dann, wenn Sie wenig telefonieren und nur wenige Telefonnummern haben.

Sie können über Microsoft auch weitere Telefonnummern buchen – ob diese zu Ihren bisherigen Nummernkreisen passen, darf an der Stelle bezweifelt werden. Schon mit Skype war dies für private Nutzer möglich. Eine Telefonnummer mit passender Ortsvorwahl ließ sich hier schnell und einfach einrichten. Wunschnummern waren aber auch hier nicht möglich.

Microsoft Teams mit Direct Routing zur Telefonanlage ausbauen

Wenn Sie aktuell eine Telefonanlage besitzen, dann ist es möglich, diese über Direct Routing in Microsoft Teams einzubinden. Das bedeutet, dass Sie Ihre bestehende Infrastruktur nicht umkrempeln müssen. Ihre Anlage sollte dazu einen SIP-Trunk unterstützen.

Bei einem SIP-Trunk handelt es sich um eine Art Telefonanschluss, mit dem Sie analoge Anlagen an das Internet anschließen können. Dies gibt Ihnen zusätzlich die Möglichkeit die Anlage mit beliebig vielen Telefonleitungen zu versehen.

Mit Hilfe des SIP-Trunks und einem zusätzlichen Session Boarder Controller (SBC) können die Rufnummern zu Microsoft Teams geroutet werden. Damit brauchen Sie die Rufnummern nicht von Ihrem bisherigen Anbieter zu portieren, sondern Sie nutzen sie einfach weiter.

4 Gründe, warum Sie Teams als Telefonanlage nutzen sollten

  • Vereinheitlichung der Kommunikation
    Mit Teams erhalten Sie die gesamte Kommunikation unter einem Dach. Sämtliche chatbasierten Nachrichten, alle Dateien und auch alle Telefongespräche sind so in einem Tool verbunden.
  • Erleichterung für die IT
    Weniger verschieden Tools bedeutet auch weniger Apps auf all Ihren Geräten – für Ihre IT ein Vorteil, denn weniger Programme bedeuten auch weniger Einfallsmöglichkeiten für Schadsoftware auf den Geräten.
  • Aufzeichnung von Gesprächen
    Daneben bietet Teams ein paar Features, die die Kommunikation erheblich erleichtern. So ist es möglich, dass Gespräche aufgezeichnet werden. Kollegen, die am Termin keine Zeit haben, können auf die Weise das Besprochene Nachverfolgen.
  • Protokoll- und Übersetzungsfunktionen
    Auf Wunsch verschriftlicht Teams aufgezeichnete Gespräche automatisch. So können Sie auch alles nachlesen, wenn Sie aktuell keine Möglichkeit haben, eine Audionachricht zu hören. Diese Verschriftlichung kann mit wenig Aufwand in ein Protokoll verwandelt werden. Daneben bietet Teams die Möglichkeit, den Text auch in 40 Sprachen zu übersetzen.
  • Persönliche Voicebox mit Voice-to-Text-Funktion
    Genauso funktioniert auch die Vociebox in Teams. Wenn Sie Kollegen eine Nachricht hinterlassen, können Sie die zusätzlich auch als Text hinterlegen lassen.  
Diese Voice-to-Text-Systeme sind natürlich noch nicht perfekt. Aber die Systeme lernen dank künstlicher Intelligenz immer weiter dazu. In einigen Jahren wird die Verschriftlichung deutlich perfekter sein und uns im Alltag eine Menge Arbeit abnehmen.

Ein Wehrmutstropfen: Seitens Microsofts werden zusätzliche Lizenzgebühren für die externe Telefonie fällig.

Integration von Swyx in Teams

Swyx bietet Ihnen eine professionelle Telefonanlage aus der Cloud. (Link zu Swyx) Entsprechend ist es auch möglich, diese digitale Telefonanlage in Microsoft Teams zu integrieren. Das funktioniert genauso wie bei den physischen Anlagen in Ihrem Unternehmen.

Wann sollten Sie Swyx in Microsoft Teams integrieren?

Wenn Sie Ihre gesamte Kommunikation über Teams abwickeln, dann ist es sinnvoll, auch die Telefonanlage von Swyx dort einzubinden. Auf diese Weise muss nicht jeder Nutzer die Swyx-Software installiert haben.

Für die IT ein klarer Vorteil: Sie müssen nicht mehrere Tools auf allen Geräten der Mitarbeiter managen. Daneben sparen Sie auch Zeit beim Onboarding, denn Sie müssen neuen Kollegen nur in Microsoft Teams einarbeiten. Das mag sich erstmal trivial anhören. Es gibt aber immer wieder Mitarbeiter, für die ist schon die Umstellung der Kommunikation zu Teams sehr anspruchsvoll. (Link zu Teams-Einführung). Daher ist es viel einfacher, wenn alle Mitarbeiter nur die Nutzung eines Tools zur Kommunikation erlernen müssen.

Wann sollten Sie Swyx NICHT in Microsoft Teams integrieren?

Es gibt durchaus Gründe, warum Sie Teams und Swyx nicht verbinden sollten. Ist Ihre Telefonanlage beispielsweise mit Ihrem CRM-Tool verknüpft, dann ist diese Verbindung eventuell für Ihre Mitarbeiter sinnvoller.

Nicht jedes Unternehmen nutzt zudem Teams. Beispielsweise Als Handwerksbetrieb lohnt sich der Einsatz von Teams nur für die im Büro tätigen Mitarbeiter. Für die Mitarbeiter, die direkt beim Kunden die Aufträge erledigen, werden Sie Teams nicht benötigen. Mit SWYX können Sie die Mitarbeiter aber mit einer internen Rufnummer ausrüsten, die dann von Mitarbeiterhandy genutzt werden kann – so rufen Ihre Mitarbeiter beim Kunden mit eventuell bereits bekannten Nummern an.

CYBERDYNE ist Microsoft-Partner und SWYX-Partner. Wir beraten Sie gerne zu beiden Tools und klären zusammen, ob Sie die beiden verknüpfen sollten. Sprechen Sie uns einfach an!

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

  • Heise (abgerufen am 03.06.2020)

Bildnachweis: Daniel J?dzura / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

Back To Top