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OneDrive, SharePoint Oder Teams – Wo Sollten Sie Ihre Daten Speichern?

OneDrive, SharePoint oder Teams – wo sollten Sie Ihre Daten speichern?

Die Daten Ihres Unternehmens müssen für diejenigen zugänglich sein, die sie auch benötigen. Deshalb bietet es sich an, diese in der Cloud zu speichern. Wenn Sie dazu Microsoft-Produkte nutzen, haben Sie verschiedene Möglichkeiten: Als Speicherort eignen sich OneDrive for Business, ein SharePoint oder das Kollaborationstool Teams.

Welche Variante ist aber die richtige für Ihr Unternehmen? Das ist vor allem abhängig davon, wer Zugriff auf die jeweiligen Daten hat, denn die Produkte haben unterschiedliche Nutzungsszenarien.

OneDrive vs. SharePoint – Was ist der richtige Ort für die Daten?

OneDrive und SharePoint beruhen auf derselben Technologie, werden aber unterschiedlich eingesetzt. OneDrive ist der persönliche Speicherplatz der Nutzer. Hier können Sie alle für Sie relevanten Daten speichern und bearbeiten. Einsehbar sind sie von anderen aber nur mit Hilfe eines von Ihnen generierten Links.

Der SharePoint ist vielfältig einsetzbar und dient vor allem dem Teilen von Informationen. Er kann beispielsweise auch als Intranet für Ihr Unternehmen dienen.

Wie können Sie OneDrive einsetzen?

OneDrive eignet sich für das Speichern von Daten, die nicht für das gesamte Team interessant sind. Dies können beispielsweise Notizen sein oder auch Projekte, die vorerst nur von Ihnen selbst bearbeitet werden.

Geht es darum, dass ein Kunde Zugriff auf ein Office-Dokument (Word, Excel, PowerPoint etc.) erhalten soll, ist die Zusammenarbeit über OneDrive sehr effizient. Mit Hilfe eines Links können alle Parteien simultan an dem Dokument arbeiten. Sie haben außerdem die Möglichkeit, den externen Zugriff automatisiert nach einer Frist oder jederzeit manuell wieder zu beschränken bzw. zu beenden.

Für Ihre Kunden/Auftraggeber-Kommunikation hat dies einen entscheidenden Vorteil: Sie müssen keine Dateien versenden, nur einen Link. Dies spart Speicherplatz in Ihrem E-Mailkonto. Außerdem vermeiden Sie so, dass unterschiedliche Versionen Ihrer Daten an mehreren Speicherorten existieren.

Tipps für die Nutzung von OneDrive

Besonders geeignet ist OneDrive für Einzelkämpfer und kleine Unternehmen, die keine zentralen Sharepoints aufbauen wollen. Freelancer oder Solo-Selbstständige speichern hier Ihre Dateien und teilen sie ggf. mit Kunden oder Auftraggebern.

Außerdem kann der Speicherplatz im Unternehmen als eigene Dokumenten-Bibliothek der jeweiligen Mitarbeiter verstanden werden, wenn Sie zum Beispiel Dokumente wie Whitepaper ablegen, um diese später zu lesen.

Vorsicht bei wichtigen Dateien!

OneDrive ist allerdings kein Kollaborations-Tool innerhalb des Unternehmens. Zwar können Sie mit Hilfe eines Links anderen ein Dokument zugänglich machen. Es bleibt dabei aber immer auf – „Ihrem“ OneDrive. Andere Nutzer können nicht ohne Ihr Einverständnis darauf zugreifen. Dies hat natürlich auch Nachtteile.

Wenn ein Mitarbeiter wichtige Daten in seinem OneDrive speichert, gelangen Sie ohne entsprechenden Link nicht an die Informationen. Dies ist vor allem dann problematisch, wenn der Mitarbeiter plötzlich ausfällt (Krankheit, Unfall etc.), Sie aber die Datei für die Weiterarbeit dringend benötigen. Auch wenn der entsprechende Kollege das Unternehmen verlässt, kann diese Art der Speicherung zu Problemen führen.

Dateien auf einem SharePoint sichern

Ein SharePoint lässt sich sehr flexibel einsetzen. Er kann u.a. als Intranetplattform oder einfach als zentraler Speicherort genutzt werden. Alle Mitarbeiter Ihrer Abteilung oder des gesamten Unternehmens haben so Zugriff auf die entsprechenden Daten. Dabei können Sie einschränken, wer bestimmte Dateien nur ansehen und wer bearbeiten darf.

Daher eignen sich SharePoints auch hervorragend, um hier beispielsweise Daten zum Onboarding oder die persönlichen Stundennachweise abzuspeichern. Bei den Stundennachweisen könnte – neben dem jeweiligen Mitarbeiter – zum Beispiel die Buchhaltung Zugriff erhalten, um die Abrechnungen entsprechend vorzubereiten.

SharePoint als umfangreiche Unterstützung

Nicht nur deshalb ist der SharePoint wesentlich umfangreicher als OneDrive. Auch Content Management, automatisierte Workflows und der Bau einer Vielzahl an Unterseiten sind mit diesem Tool möglich.

Gemeinsam genutzte Notizbücher von OneNote lassen sich ebenso dort ablegen wie Ihre Angebote. Besonders wenn diese mit zusätzlichen Metadaten versehen sind, zeigt sich die Stärke eines SharePoints: Mit Hilfe von Filtern lassen sich Angebote für einen bestimmten Kunden anzeigen oder auch mehrere Angebotspreise kumulieren. Hierbei sind immer die zusätzlichen Metadaten der Schlüssel.

Dies kann vor allem KMU unterstützen, die kein umfangreiches CRM-Management nutzen. Daneben kann SharePoint auch durch weitere Apps erweitert werden, so dass die Funktionen deutlich erweiterbar sind.

Teams als Dokumentablage nutzen

Teams hat keine eigene Speicherablage und nutzt für die Datenablage einen SharePoint. Dieser wird für jedes Team automatisch erstellt.

Alle Dokumente, die Sie direkt dort hochladen, sind auch allen Teammitgliedern zugänglich und können direkt in Teams bearbeitet werden. Wenn Sie das Kollaborationstool für Ihre interne Kommunikation nutzen, lohnt es sich Dateien hier abzuspeichern. Schaffen Sie sich aber auch hierzu Regeln, wo was abgespeichert werden kann.

Besonders gut hierbei: Wenn Sie sich zu Inhalten eines Dokuments beraten wollen, können Sie die Diskussion im dazugehörigen Channel starten. Auf diese Weise sammeln Sie alle Positionen direkt an einem Ort. Auch weitere Materialien für die aktuelle Arbeit lassen sich dort teilen.

Wie Sie Teams als zentrales Tool für Ihre Zusammenarbeit einsetzen können, haben wir bereits hier im Blog erläutert.

Fazit: OneDrive, SharePoint oder Teams?

Die Speicherorte von Microsoft bieten unterschiedliche Möglichkeiten für das Ablegen und die Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen. Es kommt auf Ihre Anforderungen an, wo Sie die Dateien speichern wollen. Manchmal bietet es sich auch an, alle drei Anwendungen parallel zu nutzen. Führen Sie vorab einen Workshop durch und ermitteln Sie dabei, welches System für welche Daten passt. Gerne beraten wir Sie auch dazu!

Wichtig ist, dass Sie Regeln schaffen, damit alle Mitarbeiter hier an einem Strang ziehen und die Daten immer am richtigen Ort ablegen.

Bedenken sollten Sie dabei immer, dass eine Speicherung der Daten in der Cloud alleine keine funktionierende Datensicherung darstellt. Dies sollten Sie separat angehen.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Auswahl der richtigen Dateiablage – Schreiben Sie uns einfach! 

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

Bildnachweis: Weerapat Kiatdumrong / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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