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Sechs Tipps Für Den Modernen Arbeitsplatz In Ihrem Unternehmen

Sechs Tipps für den modernen Arbeitsplatz in Ihrem Unternehmen

Ein moderner Arbeitsplatz bietet Ihren Mitarbeitern viel Flexibilität – mit den richtigen Tools können Ihre Mitarbeiter theoretisch von überall auf der Welt produktiv sein. Dabei hilft es, wenn alle Daten jederzeit online verfügbar sind, die Mitarbeiter untereinander kommunizieren und gegebenenfalls auch Rechenleistung abrufen können.

Technisch ist dies alles möglich, Sie benötigen nur die die richtigen Tools. Wir geben Ihnen sechs Tipps für den modernen Arbeitsplatz.

1. Datenspeicherplatz in der Cloud

Ihre Daten sollten jederzeit und überall verfügbar sein. Mit einem Datenspeicherplatz in der Cloud stellen Sie diese Verfügbarkeit sicher. Dabei können Sie und Ihre Mitarbeiter die Dokumente häufig schon direkt in der Cloud bearbeiten – und müssen Sie nicht zuerst runterladen. Auf diese Weise sind die Informationen für alle Beteiligten ständig aktuell und Sie ersparen sich die unendlichen Versionierungen (wie Final_Projekt_V1, Final_Projekt_V2).

Wir empfehlen Microsoft OneDrive für die eigenen Dokumente oder einen Microsoft Sharepoint für Dokumente, die Sie mit anderen teilen. Beide Produkte erhalten Sie mit einem Office 365 Business Premium oder Essentials Abonnement. Bei dem Abonnement von Office 365 Business ist lediglich der private Speicherplatz OneDrive dabei. Aber auch mit diesem können Sie Dateien per Link oder E-Mail mit Ihren Kollegen teilen. Bei einem Sharepoint genießt Ihr Team den Vorteil, dass jedes Mitglied direkt auf die Daten zugreifen kann.

Wenn Sie Microsoft Teams nutzen, speichert Office 365 Ihre Dateien automatisch auf einem Sharepoint. Auf diese Weise haben auch Team-Mitglieder, die eventuell nicht Teil Ihres Unternehmens sind (bspw. Externe Mitarbeiter) einen Zugriff auf aktuelle Dateien.

Übrigens, ein weiterer Vorteil eines Cloudspeichers bei Microsoft: Das automatische Zwischenspeichern der Dokumente sorgt dafür, dass jede Änderung dokumentiert wird und nichts verloren geht.

2. Microsoft Teams als Kommunikationsanker

Microsoft Teams ist das ideal Tool für moderne Arbeitsplätze. Ihre Mitarbeiter erhalten mit Hilfe der chatbasierten Kommunikation jederzeit einen Überblick über das jeweilige Projekt. Im Gegensatz zur E-Mail lassen sich alle Diskussionen inklusive der Arbeitsstände einfach verfolgen – das hilft vor allem dann, wenn Mitarbeiter erst später ins Projekt einsteigen. Anders als bei E-Mails sind die Absprachen deutlich aufgeräumter und auch chronologisch lesbar.

Teams ist ein sehr gutes Kollaborationstool. Wenn Sie es in Ihrem Unternehmen nutzen wollten, dann empfehlen wir: machen Sie sich vorab Gedanken über die Einführung. Nicht jeder arbeitet und kommuniziert intuitiv mit dem Tool. Deshalb ist es umso wichtiger Regeln für die Kommunikation festzulegen und alle Mitarbeiter in der Bedienung zu unterrichten.

3. Meetings via Teams abhalten

Auch ein moderner Arbeitsplatz erfordert Raum, damit Sie sich mit Ihren Mitarbeitern austauschen können. Allerdings muss dieser Raum schon lange nicht mehr physisch vorhanden sein. Skype for Business bietet dafür viele Möglichkeiten der Konferenzgestaltung.

Mittlerweile ist Skype fest in Teams integriert. Das Kollaborationstool soll bis 2021 Skype vor Business komplett ablösen.

Auch in der Teams-Version präsentieren Sie über die Bildschirmteilfunktion. Sie können außerdem Personen (auch außerhalb des Unternehmens) als Gäste zu einem Meeting einladen. Diese benötigen dazu keine eigene Teams-Lizenz.

4. Social Tool Yammer für gezielte Ansprachen

Neben Teams empfehlen wir Ihnen zur besseren Kommunikation – vor allem in größeren Unternehmen – Microsoft Yammer. Yammer ist ein Social Tool mit einer ähnlichen Funktionsweise wie Facebook, mit Sie unternehmensweit Informationen (Texte, Fotos, Videos, Links) mit Ihren Mitarbeitern / Kollegen teilen können.

In Teams sind Ihre Mitarbeiter in Gruppen (sprich Teams) organisiert. Wenn Sie aber alle Mitarbeiter – auch die, die möglicherweise nicht mit Teams arbeiten – erreichen wollen, dann eignet sich Yammer als Sprachrohr viel besser. Sie können darüber auch bestimmte Interessensgruppen innerhalb Ihres Unternehmens gezielt ansprechen.

Ihre Mitarbeiter können sich zudem über Themen austauschen, die nicht direkt etwas mit dem jeweiligen Projekt zu tun haben. Vor allem in dezentralen Unternehmen ist Microsoft Yammer daher eine ideale Ergänzung zu Teams.

5. Aufgaben sinnvoll erledigen und nicht vergessen

To Do-Listen auf Papier haben schon lange ausgedient. Wirklich sinnvoll sind digitale Tools, die Sie immer und überall bei Ihrer Arbeit unterstützen. Angefangen von To Do-Listen bis hin zu kompletten Projekttools, mit denen Sie Ihre Aufgaben verwalten, aber auch im Team teilen können. Auf diese Wiese behalten Sie die Übersicht über die gesamten Aufgaben Ihres Teams.

Microsoft bietet Ihnen dazu mehrere Tools. Für reine Listen zum „Abhaken“ empfehlen wir Ihnen Microsoft To Do. Einen kompletten Projektplan mit verschiedenen Aufgaben lässt sich über Microsoft Projects abbilden. Zusätzlich planen Sie Ihre Arbeit im Kanban-Board-Stil mit Microsoft Planner.

Diese Tools sind komplett in Office 365 integriert, so dass sie jederzeit auf Ihre Dateien in OneDrive oder auf dem Sharepoint zugreifen können.

6. Azure Dienste für die Skalierung

Microsoft Azure ist eine flexible Cloud-Plattform. Hier können Sie eigene Infrastrukturen, Anwendungen sowie Services bereitstellen und verwalten. Angefangen von reiner Rechenleistung bis hin zur kompletten Integration in Ihre vorhandene IT-Infrastruktur, bietet Ihnen Azure eine Lösung, bei der Sie alle Freiheiten genießen.

Mit der Infrastructure- und Software-as-a-Service-Plattform haben Sie zum Beispiel die Möglichkeit der Site Recovery. Dies bedeutet, dass Sie Ihr gesamtes System in der Cloud spiegeln können, um bei einem Ausfall des lokalen Servers, sofort den Arbeitsplatz in der Cloud zu nutzen.

Außerdem beseht unter anderem die Möglichkeit virtuelle Systeme in den Azure Rechenzentren abzubilden. Dies sind natürlich nur zwei Beispiele für die hunderte Anwendungsfälle, die mit Azure realisierbar sind, denn die Plattform können Sie genau auf Ihr Unternehmen zuschneiden.

Fazit

Diese sechs Tipps sind natürlich nur eine kleine Auswahl dessen, was Sie an einem modernen Arbeitsplatz mit Microsoft-Tools realisieren können. Viele weitere Anwendungen sorgen dafür, dass Ihr Unternehmen flexibel bleibt. Wenn Sie auf der Suche nach weiteren Lösungen sind, dann sprechen Sie uns doch gerne an – wir helfen Ihnen gerne bei der Optimierung Ihres modernen Arbeitsplatzes.

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

Bildnachweis: Cathy Yeulet / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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