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Microsoft Teams Im Unternehmen Einführen – Gestalten Sie Den Prozess

Microsoft Teams im Unternehmen einführen – gestalten Sie den Prozess

Microsoft Teams im Unternehmen einzuführen, ist mehr als nur das Aufspielen der Software. Es ist ein Change-Prozess, denn Sie ändern damit die komplette interne Projektkommunikation Ihres Unternehmen. Bereiten Sie deshalb die Einführung auch konzeptionell vor. Hierbei ist es besonders wichtig, dass Sie alle Mitarbeiter im Unternehmen an Bord holen und schulen.

9 Schritte, damit die Einführung von Microsoft Teams auch in Ihrem Unternehmen gelingt:

  1. Überprüfung ob Teams geeignet ist für die interne Kommunikation
  2. Identifizierung von „Early Adoptern”, die bei der Einführung unterstützen
  3. Test im Rahmen eines kleinen Teams, um die Kommunikation zu lernen
  4. Übertragung der Arbeitsbedingungen auf ein erstes reales Projekt
  5. Entwicklung von Regeln und Kommunikationsmustern auf Grundlage der Tests
  6. Überzeugen von allen Mitarbeitern, dass diese Kommunikationsform zielführend ist
  7. Onboarding aller Kollegen durch umfangreiche und individuelle Schulungen
  8. Start der Kommunikation über Microsoft Teams
  9. Beobachtung der Arbeitsabläufe und Optimierung im laufenden Betrieb

Für welche Unternehmen eignet sich die Einführung von Teams?

Teams eignet sich für projektbezogene Gruppen, in denen die Mitglieder eng zusammenarbeiten und viel kommunizieren. Vor allem in der internen Kommunikation kann das Tool den E-Mailverkehr deutlich einsparen und damit die Kommunikation verbessern. Denn Sie informieren in Teams immer alle Kollegen und haben nicht das Problem, dass Sie bei wechselnden Teammitgliedern, diese immer auf den neuesten Stand bringen müssen.

Deshalb ist dieses Tool vor allem für diejenigen, die offen kommunizieren und alle Informationen gesammelt an einem Ort vorfinden wollen. Auch für Unternehmen, die bereits mit anderen Kollaborationstools, wie Slack, arbeiten, aber auch Office 365 nutzen, könnte Teams eine ideale Ergänzung (und auch Vereinfachung) sein, denn Microsoft vereint alle wichtigen Tools unter einem Dach. Mit Flow, OneDrive und den klassischen Office-Programmen erhalten Sie dabei wertvolle Ergänzungen im Gegensatz zur reinen Kommunikation in anderen Kollaborationstools.

Early Adopter können bei der Einführung von Microsoft Teams unterstützen

Ein Test von Microsoft Teams in einem kleineren Team kann hilfreich sein, damit Sie schon frühzeitig sehen, ob das Tool auch Ihren Anforderungen entspricht. Dafür bietet sich ein kleiner Kreis von „Early Adoptern” an, also Kollegen, die neue Technologie schnell erlernen und gerne nutzen.

Wenn Sie mit diesen ein Teams-Experiment starten, können Sie testen, wie die Kommunikation in den verschiedenen Kanälen funktioniert und wie Sie Ihre Dateien in Teams sortieren. Als Testprojekt bietet sich dazu beispielsweise die Planung eines kleinen Events oder die Diskussion über das Tool selbst an. Wenn dies für Sie funktioniert und Sie und Ihr Team das Kollaborationstool verstehen, können SIe den Test auf ein kleines, reales Projekt ausweiten. In diesem zweiten Testzeitraum kommunizieren Sie ausschließlich über Teams, damit Sie alle zu „Profis” werden.

Die Ergebnisse dieser Experimente bilden die Basis für den großen unternehmensweiten Launch. Idealerweise stehen Ihnen die „Early Adopter” auch für den nächsten, wichtigsten Schritt der Einführung von Teams zur Verfügung.

Onboarding aller Mitarbeiter

Wenn Sie feststellen, dass durch die Arbeit mit Microsoft Teams das gesamte Unternehmen profitieren kann, folgt das Onboarding Ihrer Kollegen. Bei diesem Schritt krempeln Sie die gesamte Kommunikation des Unternehmens um! Das sollten Sie sich immer wieder vor Augen führen und deshalb ist hier eine gute Vorbereitung extrem wichtig.

Menschen haben teilweise leider die Eigenart auf Veränderung mit Angst zu reagieren. Die wiederum führt zur Ablehnung der Transformation. Deshalb ist es durchaus möglich, dass nicht alle Mitarbeiter Feuer und Flamme für das Tool sind. Sie müssen vielmehr sogar mit Widerstand rechnen – völlig normal in einem Change Prozess.

Jüngere Menschen sind häufig schneller in der Lage sich mit der chatbasierten Kommunikation anzufreunden – sie kennen sie aus verschiedenen Apps. Langjährige Kollegen können hier schon mal Schwierigkeiten haben, besonders wenn sie schon immer mit E-Mails arbeiten.

Wie gehen Sie aber damit um? Nehmen Sie diejenigen an die Hand, die Angst vor der Technologie haben und holen Sie sie ab. Unterstützung bei der Argumentation für die Einführung von Microsoft Teams erhalten Sie dabei durch die Early Adopter. Das wichtigste aber ist die Erklärung der neuen Kommunikation.

Mit individueller Fortbildung Microsoft Teams einführen

Der Schlüssel zum Erfolg und um den Change Prozess zu etablieren, liegt in der umfassenden Einführung des Tools für Ihre Mitarbeiter. Nur wenn Sie beachten, dass Menschen ein solches Tool unterschiedlich schnell adaptieren, kann der Prozess gelingen. Einige werden quasi mit der Einführung intuitiv wissen, was zu tun ist. Andere Mitarbeiter müssen die neue Kommunikation in Workshops oder sogar in 1:1-Betreuung lernen.

Gehen Sie unbedingt auf die individuellen Lernmodelle ein. Die Mitarbeiter können auf diese Weise das System so lernen, wie es für sie am Besten passt. Chat-affine Kollegen sind dabei eine gute Unterstützung für den Lernvorgang der weniger erfahrenen.

Regeln für die Nutzung des Kommunikationstools

Outlook und WhatsApp gehören ab dem unternehmensweiten Launch von Teams nicht mehr zum internen Kommunikationsmix, die gesamte (interne) Projektkommunikation kann dann über Teams laufen. Ihre Mitarbeiter haben dabei die Möglichkeit, Teams auf den Firmen-Smartphones zu installieren – so bleibt der Chat auch mobil.

Regeln sind wichtig für die gesamte Kommunikation. Teams kann sehr effektiv sein, aber nur dann, wenn alle Beteiligten mit denselben Bedingungen arbeiten. Die Regeln ergeben sich häufig schon aus dem Test mit den Early Adoptern – hier zeigen sich viele Situationen in denen klar wird, wo Regeln die Kommunikation sinnvoll steuern können.

Hier geht gilt es für die Initiatoren, mit gutem Beispiel voran zu gehen. Und: Die Regeln, für deren Einhaltung Sie mitverantwortlich sind, gelten auch für Ihre Vorgesetzten.

Planen Sie die Einführung von Teams?!

Microsoft Teams ist ein sehr gutes Kollaborationstool, dass auch Ihr Unternehmen unterstützen kann. „Das wird schon funktionieren” ist hier nicht ausreichend – Teams ist dann am erfolgreichsten, wenn der Change Prozess ernst genommen wird. Wir unterstützen Sie dabei gerne mit unserem Fachwissen und sorgen dafür, dass jeder Ihrer Mitarbeiter schnell und einfach kommunizieren kann.

Sie benötigen Unterstützung? Schreiben Sie uns einfach an!

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

Bildnachweis: rawpixel / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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