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Hausordnung Für Microsoft Teams – Sorgen Sie Für Klare Kommunikation

Hausordnung für Microsoft Teams – Sorgen Sie für klare Kommunikation

Die Kommunikation ist das zentrale Element eines Kollaborationstools wie Microsoft Teams. Wenn Sie das Tool nutzen, dann sollten Sie besonders auf eine klare Kommunikation im Team achten. Noch wichtiger sind spezifische Regeln, damit Ihre Mitarbeiter wissen, was sie wo kommunizieren sollen. Also wo beispielsweise Dateien abgelegt werden, welches Thema in welchem Channel diskutiert wird etc.

Dies sind vor allem die Rahmenbedingungen für die gesamte Kommunikation. Sie können auch schon mal lediglich projektbasierend gestaltet werden, sofern notwendig.

Hausordnung für eine gepflegte Kommunikation

Daneben ist es sinnvoll eine Art Hausordnung zu gestalten. Hier können Sie die Regeln festhalten, wie das Team miteinander umgehen soll. Sie kennen bestimmt die Netiquette aus Online-Gruppen und Foren – dies ist letztlich nichts anderes.

Wir wollen Ihnen hier ein Beispiel geben, wie eine solche Hausordnung für Microsoft Teams aussehen kann. Sie dürfen diese gerne in Ihrem Unternehmen übernehmen.

Regel I – Teams ist der Hauptkommunikationskanal

Microsoft Teams ist der Hauptkommunikationskanal für interne Absprachen. Alles was wir über die Arbeit besprechen, wird hier festgehalten. Das Ziel: Die Anzahl unserer E-Mails soll deutlich reduziert werden. Daher kommunizieren wir intern nur über Teams.

Mit externen Partnern/Kunden verständigen wir uns weiterhin per E-Mail, sofern sie nicht Teil eines Teams-Channels sind.

Wir nutzen – wenn möglich – für Gespräche, die wir nicht von Angesicht zu Angesicht führen können (etwa, weil der Kollege im Homeoffice ist), eine Videokonferenz.

Bei einer Videokonferenz können wir die verfügbaren Hintergründe von Teams nutzen, wenn die Realität unsere Gesprächspartner zu sehr ablenken würde (weil das Zimmer nicht aufgeräumt ist) oder wir unsere private Umgebung nicht zeigen möchten.

Regel II – Wir helfen anderen

Wir helfen anderen bei der Nutzung von Microsoft Teams. Nicht jeder von uns beherrscht diese neue Art der Kommunikation. Deshalb unterstützen wir Kollegen, wenn diese bei der Bedienung nicht sicher sind.

Wir weisen Kollegen auf eine falsche Nutzung des Tools hin und unterstützen sie dabei, die richtige Funktionsweise kennenzulernen. Reine Fehlerkritik ist dabei unerwünscht, wir sind immer konstruktiv und niemals abwertend. Wir sprechen unsere Gegenüber dabei direkt an (persönlich im Büro), denn die Ansprache eines Fehlers ist immer unangenehm.

Regel III – Wir sind aktiv und engagiert

Wir wollen die Anzahl der E-Mails reduzieren, die Kommunikation insgesamt aber nicht. Im Gegenteil: Wir nutzen die Möglichkeiten und geben bei Bedarf einfache und schnelle Rückmeldungen z.B. mit Emojis. Unser Gegenüber sieht damit beispielsweise, dass wir die Nachricht gesehen und verstanden haben.

Regel IV – Wir führen den offenen Dialog

Microsoft Teams funktioniert nur mit einer offenen Kommunikation. Deshalb schreiben wir alle Informationen in den offiziellen Channels.

Wenn das Thema tatsächlich nur wenige Kollegen angeht, dann nutzen wir die Funktion der Gruppen. Dies sollten wir aber nur in Ausnahmefällen tun.

Private Chats nutzen wir nur für wirklich private Dinge, Einladungen zum gemeinsamen Mittagessen beispielsweise. Unternehmensrelevante Unterhaltungen gehören in die öffentlichen Räume.

Regel V – Wir sind freundlich und unterstützend

Wir kommunizieren immer freundlich. Geschriebene Sprache kann missverstanden werden, da uns die Betonung fehlt. Wir versuchen eventuelle Emotionen mit Emojis zu kennzeichnen, damit andere Nutzer verstehen, was wir meinen.

Wir behandeln unsere Kollegen respektvoll und antworten immer konstruktiv. Wenn wir uns unsicher sind, wie etwas gemeint ist, dann Fragen wir nach! Ein kurzer Videochat oder ein Besuch im Büro kann hier manches Missverständnis auslöschen.

Bedeutung von Emojis

Neben diesen fünf Regeln ist es außerdem sinnvoll, über die Bedeutung von Emojis nachzudenken. Ein Daumen hoch kann zum Beispiel bedeuten, dass Ihnen etwas gefällt. Er könnte aber auch interpretiert werden als offizielle Zustimmung für eine Kaufanfrage. Auch ein Herz muss nicht die ewige Liebe bedeuten. Der Mitarbeiter kann damit auch meinen, dass ihm/ihr eine Idee gefällt.

Beschreiben Sie die Bedeutung für wichtige Emojis, die von allen Kollegen nur so genutzt werden sollen. Ein Daumen hoch kann dann ein Symbol dafür sein, dass die Info angekommen ist, bedeutet aber kein “Go” für ein Vorhaben. Dieses würde schriftlich erfolgen.

Diese Hausordnung kann dabei helfen, dass Sie oder Ihre Kollegen nicht missverstanden werden. Zusammen mit den generellen Kommunikationsregeln für Teams, schaffen Sie so eine sinnvolle Kommunikation im Team. 

Gerne unterstützen wir sie bei dem Erstellen solcher Regeln. Sprechen Sie uns einfach an. 

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

eigene Zusammenstellung

Bildnachweis: bowie15 / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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