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Effizient Im Homeoffice – 10 Tools Für Die Täglichen Herausforderungen

Effizient im Homeoffice – 10 Tools für die täglichen Herausforderungen

Unternehmen, deren Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten, müssen dafür sorgen, dass ihr Mitarbeiter auch Zuhause auf alle Daten zugreifen und mit den Kollegen kommunizieren können. Dafür gibt es viele Tools, die die Arbeit vereinfachen.

Um die Suche nach passenden Hilfs-Programmen zu erleichtern, haben wir diejenigen aufgelistet, die bei CYBERDYNE immer wieder verwendet werden und die wir auch unseren Kunden empfehlen können.

1. Microsoft Teams – moderne Kommunikation mit den Kollegen

Microsoft Teams ist ein Kollaborationstool, mit dem Sie chatbasiert im Team kommunizieren und zusammen an Dateien arbeiten können. Die Kommunikation über Teams ist dabei deutlich schneller – und effektiver – als per E-Mail, denn die Nutzer beschränken sich im Chat auf das Wesentliche.

Dazu kommt: Ein neues Team-Mitglied findet alle Informationen zum jeweiligen Projekt direkt an einem Ort und kann die gesamte Kommunikation nachverfolgen. So sind alle Team-Mitglieder immer up-to-date.

Mit einer guten Unternehmenseinführung hat Microsoft Teams das Potential Ihre internen Mails komplett zu ersetzen.

2. OneDrive – Daten zentral speichern und gemeinsam bearbeiten

Microsoft OneDrive ist Ihr persönlicher (nicht öffentlicher) Cloudspeicher. Er ist Teil der Microsoft 365-Abonnements. Dabei ist in den meisten Tarifen ein Speicherplatz von einem Terrabyte pro Nutzer enthalten, in den Enterprise Versionen E3 und E5 ist dieser sogar unendlich.

Ihr Vorteil: Sie können auf Ihre Dokumente von überall zugreifen, aber sie auch mit Kollegen teilen oder sogar gleichzeitig bearbeiten.

3. SWYX – Telefonanlage aus der Cloud

SWYX ist eine IP-Telefonlösung aus der Cloud. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeiter auch aus dem Homeoffice über ihren Rechner, ihr Smartphone oder ein IP-Telefon telefonieren können – und dies mit ihrer Unternehmens-Festnetznummer. Gleichzeitig sind Ihre Mitarbeiter für Kunden auch weiterhin unter den bekannten Nummern erreichbar – egal, wo sie gerade arbeiten. Für die Nutzung am Rechner oder Smartphone ist lediglich eine App von SWYX sowie ein Internetzugang notwendig.

Unabhängig davon, ob ihre Mitarbeiter auf Zeit oder permanent im Homeoffice arbeiten: Sie sollten sich mit dem Thema Cloud-Telefonie in jedem Fall beschäftigen, denn der bekannte Standard ISDN wird in naher Zukunft abgeschaltet. Eine solche Cloud-Lösung bietet Ihnen aber auch noch einen weiteren, großen Vorteil: Keine Investition mehr in eine neue, teure Anlage.

4. DocuSign – Verträge und wichtige Unterlagen digital signieren

Auch im Homeoffice kann es vorkommen, dass Sie wichtige Dokumente unterzeichnen müssen. Um den Arbeitsaufwand dafür zu verringern, können Sie DocuSign nutzen. Mit dem Tool signieren Sie Dokumente blitzschnell, ohne es auszudrucken.

Die digitale Signatur ist dabei rechtsgültig und verfügt zudem über einen digitalen Zeitstempel, damit auch genau bestimmt werden kann, wann Sie etwas unterzeichnet haben.

DocuSign ist kostenlos, wenn Sie lediglich selbst Dokumente unterzeichnen wollen. Fordern Sie aber Unterschriften von Kollegen an, dann benötigen Sie einen kostenpflichtigen Plan.

5. Microsoft SharePoint – Dokumente digitalisieren und verwalten

Mit einem Microsoft SharePoint können Sie Dokumente gezielt Ihrem Team zugänglich machen. Dabei stehen Ihnen einige Funktionen zum Dokumentenmanagement zur Verfügung. Neben Suchfunktion und Versionierung, haben Sie außerdem die Möglichkeit zu bestimmen, wer welche Dokumente bearbeiten darf – und im Zweifelsfall auch, wer nicht.

Ihr Team hat stets Zugriff auf die aktuelle Version ihrer Dokumente und kann diese direkt im Browser bearbeiten. Ihre Daten sind so immer aktuell, können parallel bearbeitet werden und sind von überall zugänglich – im Gegensatz zu einem stationären Server.

6. CleverReach – Kunden adhoc per E-Mail informieren

Ein Newslettertool wie CleverReach kann Ihnen dabei helfen, Ihre Kunden alle gleichzeitig per E-Mail zu erreichen, um beispielsweise dringende Änderungen zu verkünden. Trotzdem die Mails zeitgleich versendet werden, können Sie für Ihre Kunden eine persönliche Grußformel wählen. Die E-Mails in CleverReach lassen sich zudem Ihrem Corporate Design anpassen.

Achten Sie beim Versand der E-Mails unbedingt darauf, dass Sie alle Datenschutzbedingungen einhalten und Ihre Kunden Ihnen diesen Versand erlauben!

7. Zoom – Video-Trainings, Schulungen oder Online Support anbieten

Zoom ist eine Videochat-Software, die grundsätzlich Skype vor Business ähnelt. Das Tool bietet aber einige Funktionen, die bei Microsoft nicht enthalten sind. So kann der Moderator bei Zoom auf ein integriertes Whiteboard zugreifen. Außerdem ist es möglich, die Funktionen der Maus an einen anderen Teilnehmer des Calls zu übergeben – dies kann vor allem im Online-Support sehr interessant sein.

Zoom gibt es in einer kostenfreien Variante, bei der Sie mit Gruppen ab drei Personen maximal 40 Minuten sprechen können. In den kostenpflichtigen Plänen wird diese Grenze aufgehoben.

8. WeClapp – Angebote, Aufträge und Rechnungen im Griff

Damit Sie auch aus dem Homeoffice Ihre Kunden optimal betreuen können, benötigen Sie auch CRM, Buchhaltung, Warenwirtschaft, Projektmanagement etc. Bestenfalls können Sie diese Software aus der Cloud nutzen, so dass sie jederzeit verfügbar ist.

WeClapp ist eine Enterprise-Ressource-Planning-Lösung (ERP), die diese verschiedenen Tools in einem Programm vereint. Die Cloudsoftware bietet umfassende Lösungen für die Verwaltung des Unternehmens und die Betreuung der Kunden. Daneben lassen sich zahlreiche Tools von Drittanbietern anbinden, um das Arbeiten weiter zu erleichtern.

9. Microsoft Stream – Videos im Team teilen

Stream ist das Unternehmens-Videoportal von Microsoft, mit dem Sie interne Videos verbreiten können. Es funktioniert dabei ähnlich wie YouTube. Der große Unterschied: Sie können steuern, ob nur einzelne Personen, Gruppen oder das gesamte Unternehmen das Video sehen dürfen.

Sie haben die Möglichkeiten eigene Videos hochzuladen oder in Livestreams über Events etc. zu berichten. Ideal ist das Tool auch für die innerbetriebliche Weiterbildung. Sie müssen die Videos nicht mehr auf öffentlichen Plattformen teilen, sondern nutzen den geschützten Raum von Stream.

Stream ist Teil der Office 365-Business-Abonements. Dadurch können Videos schnell und einfach über Sharepoints oder Teams mit anderen Nutzern aus dem Unternehmensnetzwerk geteilt werden.

10. CYBERDYNE – alle IT-Systeme auch im Homeoffice verwalten

Auch im Homeoffice sollten Sie die Möglichkeit haben, die Unternehmensgeräte zu konfigurieren. Ob Anwendungen, Profile oder Sicherheitseinstellungen – mit der richtigen Software lässt sich dies ganz bequem überall erledigen. CYBERDYNE bietet Ihnen dazu umfangreiche Möglichkeiten, so dass Ihre Mitarbeiter auch im Heimnetzwerk jederzeit sicher auf die Unternehmensdaten zugreifen können und daneben auch die Rechner geschützt sind.

Dies ist nur eine kleine Auswahl an Tools, die wir Ihnen empfehlen können, wenn Sie und Ihre Mitarbeiter verstärkt im Homeoffice arbeiten. Welches Tool für Sie das richtige ist, hängt von vielen Faktoren ab. Wir beraten Sie dazu gerne. Sprechen Sie uns einfach an! 

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch): eigene Recherche

Bildnachweis: : jzhuk / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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