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Agiles Onboarding Im Unternehmen

Mitarbeiter agil im Unternehmen einführen mit Microsoft Teams und Planner

Agile Prozesse bestimmen unser Arbeitsleben immer mehr. Damit dies funktioniert, muss sich auch unser Arbeiten selbst dem anpassen. Das beginnt schon beim Onboarding neuer Mitarbeiter – auch das kann (und sollte) heutzutage flexibel gestaltet werden. Vorbei sind die Zeiten starrer Pläne, aber auch die, in denen Unternehmen planlos agierten.

Mit Hilfe von Kooperationstools wie Microsoft Teams oder Plannungstools wie Microsoft Planner kann das Onboarding neuer Mitarbeiter deutlich vereinfacht und agiler gestaltet werden. Dabei ist das Aufsetzen individueller Pläne einfach und schnell erlernbar.

In einem professionellen, agilen Onboarding kann der neue Mitarbeiter das Unternehmen schneller wertschöpfend unterstützen und ist nicht an ein unflexibles Programm über Tage oder gar Wochen gebunden.

Vier Grundregeln für die agile Mitarbeitereinführung

Robert Mulsow schreibt in seinem Blogbeitrag Vier Grundsätze agiler Arbeitsmethoden für die erfolgreiche Einführung neuer Mitarbeiter wie die beiden Microsoft Tools dabei helfen können, neue Mitarbeiter an Bord zu holen. Der Microsoft MVP (Most Valuable Professional – ein Award mit dem Microsoft besonders kompetente Experten ehrt) Mulsow leitet vier Grundregeln vom Agilen Software Development ab, die unerlässlich seien für ein agiles Onboarding:

  1. Die menschliche Interaktion ist wichtiger als ein starres Programm. Unternehmen sollten prüfen, was neue Mitarbeiter bereits können. Ist es beispielsweise nötig, ihnen eine komplette Microsoft 365-Schulung zu geben, wenn sie in dem Bereich bereits als Senior gearbeitet haben? Somit ist es sinnvoll das Onboarding auf jeden Menschen anzupassen.
  2. Neue Mitarbeiter sollen möglichst schnell arbeiten können. Dazu gehört auch, dass sie zeitnah die aktuelle Kommunikation erfassen, aber auch entsprechende Programme bedienen können. Anders gesagt: sie müssen Wissen zum spezifischen Projekt finden.
  3. Handbücher zur Unternehmenskultur benötigt heute kein Unternehmen mehr – vieles lernen neue Mitarbeiter direkt daraus, dass sie in Kanälen von Teams bereits fest eingebunden sind.
  4. Unternehmen sollten nicht an einem zu starren Plan festhalten. Manchmal benötigen Unternehmen die neuen Mitarbeiter direkt für das operative Geschäft. Damit das Onboarding dabei nicht hinten überfällt, kann so es flexibel gestaltet werden, dass einzelne Module auch später noch lernbar sind. Dies erleichtert den Einstieg.

Um diese Grundsätze zu unterstützen, empfehlen wir – als Microsoft Gold Partner – Teams und Planner

Onboarding-Unterstützung durch Microsoft Teams

Microsoft Teams lässt sich für viele Arbeitsbereiche nutzen. Neben der Einsparung der E-Mails kann das Tool die gesamte Kommunikation in Ihrem Unternehmen gezielt verändern. Wie bei der Einführung der Programms im gesamten Unternehmen, müssen Sie auch das Onboarding von Teams für einzelne neue Mitarbeiter gezielt steuern.

Unterschiedliche Lerntypen brauchen dabei auch unterschiedliche Onboarding Prozesse. Nutzt ein User für die Weiterbildung vor allem Videos und Tutorials, dann stellen Sie ihm diese zur Verfügung. Ein Mentorensystem hilft im Gegenzug vor allem denjenigen, die eine direkte, persönliche Unterstützung beim Einstieg benötigen.

Nutzen Sie Teams schon ab dem ersten Arbeitstag!

Diese Heranführung an Microsoft Teams sollte Teil der Gesamteinführung sein und direkt ab dem ersten Tag erfolgen, damit die neuen Mitarbeiter schnell die Kommunikation zu bestimmten Projekten kennen. Sie sind damit up to date und bei Bedarf auch schnell in einem Projekt einsetzbar. Wichtig für einen agilen Prozess: dieser Schritt muss auch verkürzbar oder veränderbar sein.

Flexibler Einstieg ins Unternehmen, schnelle Bereitschaft zur Arbeit, Kenntniss der Unternehmenskultur und bei bedarf Arbeit in Projekten – mit Teams können Sie alle vier Grundsätze des agilen Onboards einfach umsetzen.

Onboarding mit Microsoft Planner

Da die Einführung in einem Unternehmens meistens nicht nur aus der Bereitstellung eines Rechners und dem Zugang zu Teams besteht, können Sie den Microsoft Planner für eine genaue Zusammenstellung der konkreten Aufgaben nutzen.

Planner visualisiert Aufgaben in Form eines sogenannten Kanban-Boards. Viele Nutzer kennen in diesem Zusammenhang beispielsweise das Tool Trello. Vergleichbar ist ein solches Kanban-Board mit einem Flipchart mit verschiedenen Spalten. In diesen finden sich auf Klebezetteln verschiedene Aufgaben, die beliebig verschoben werden können.

Planner – das Kanban-Board

Die Spalten haben dabei verschieden Bedeutungen. So können sie beispielsweise für einzelne Tage oder Wochen stehen, in denen bestimmte Aspekte des Onboardings wichtig sind.

Im Gegensatz zum Flipchart können Sie bei Planner Links hinterlegen, Aufgaben konkret beschreiben oder kommentieren und gezielt Kollegen mit der Aufgabe verknüpfen, die die neuen Mitarbeiter unterstützen.

Es ist möglich, konkrete Boards für das Onboarding vorzubereiten und Ihren neuen Kollegen zur Verfügung zu stellen. Dabei sollten Sie im persönlichen Gespräch das vorhandene Wissen bzw. die Art des Lernens klären und ggf. das Board anpassen.

Dies sind natürlich nur ein paar Beispiele, wie die Tools von Microsoft für einen agilen Onboarding-Prozess in Ihrem Unternehmen einsetzbar sind. Gerne erklären wir Ihnen, wie Sie diese und weitere Tools sinnvoll und wertschöpfend in Ihrem Unternehmen implementieren können. Sprechen Sie uns einfach an!

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

  • Rob the Ninja (abgerufen am 06.01.2020

Bildnachweis: nicoelnino / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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