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Microsoft Flow – Verbessern Sie Ihren Workflow

Microsoft Flow – Verbessern Sie Ihren Workflow

Microsoft Flow ist das Tool für Ihre Automatisierung von Workflows! Vor allem einfache, wiederkehrende Prozesse und Aufgaben lassen sich in Form von sequentiellen „Flows“ automatisieren (auf A folgt B, folgt C…). Beispiele dafür sind die Synchronisation von Dateien, Verfolgen von Leads aus dem Vertrieb, Speichern von E-Mail-Anhängen oder Benachrichtigungen beim Empfang bestimmter Nachrichten vom Chef. Hierbei können Sie auch verschiedene Dienste und Apps miteinander verknüpfen.

Einfache Nutzung von Microsoft Flow für alle Office 365-Abonnenten

Nutzer benötigen keine besonderen technischen Kenntnisse, um Flows zu erstellen und ihren Arbeitsalltag zu verbessern. Microsoft stellt dazu Vorlagen zur Verfügung. Auch Sie als Unternehmen können Ihren Mitarbeitern solche Vorlagen vorbereiten. Auf diese Weise machen Sie es den Kollegen so einfach wie nur möglich, eigene Prozesse zu optimieren.

Abonnenten von Microsoft Office 365 Business Essentials und Premium sowie den Enterprise-Versionen können die Standard-Variante von Flow kostenfrei nutzen. Für die Premium-Variante mit allen verfügbaren Applikationen müssen zusätzliche Pläne abonniert werden. Wenn Sie kein Microsoft Kunde sind, dann gibt es sowohl einen eingeschränkten kostenlosen, so wie auch kostenpflichtige Pläne für die Nutzung.

If This Then That – die Funktionsweise von Microsoft Flow

Die Flows werden durch einen sogenannten Trigger ausgelöst (z.B. Eingang einer E-Mail in Outlook). Damit verbunden ist die Aktions-Anwendung (z.B. OneDrive). So wir mit dem Eingang einer E-Mail eines bestimmten Adressaten in Outlook, automatisch der Anhang in einem gewählten OneDrive-Ordner gespeichert. Zusätzlich kann eine Push-Benachrichtigung auf dem SmartPhone den Nutzer darüber informieren.

Diese Systematik kennen viele Nutzer bereits von der App IFTTT (kurz für „If This Then That“). Diese App verknüpft bereits seit 2010 verschiedene Tools und richtet sich dabei hauptsächlich an Privatnutzer.

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Anwendungen für Microsoft Flow

Bei Flow können Nutzer aktuell aus mehr als 280 Connectors – so nennt Microsoft die Anwendungen, die verbunden werden können – wählen. Die Tendenz ist steigend. Zu diesen Connectors gehören natürlich vor allem Microsoft Anwendungen, wie Outlook, OneDrive, Sharepoint, Teams, etc., aber auch Azure-Apps. Damit integriert sich Flow perfekt in das Microsoft-Universum.

Tools, wie Trello, Slack, MailChimp und Todoist gehören außerdem zu den Connectors. Ebenso sind die Mail- und Office-Anwendungen von Google integriert. Seit kurzem haben die Flow-Nutzer zusätzlich die Möglichkeit Ihre Social Media-Accounts u.a. bei Facebook, Instagram, Twitter und natürlich LinkedIn zu verknüpfen.

Microsoft Flow vs IFTTT und Zapier

IFTTT bietet aktuell mit mehr als 350 integrierten Anwendungen noch ein bisschen mehr Auswahl, richtet sich aber eher an die „Entdecker“, also Nutzer, die mehr ausprobieren wollen. Seit einiger Zeit gibt es auch von IFTTT eine kostenpflichtige Business-Variante, die IFTTT-Plattform.

Zapier ist hauptsächlich auf Business-Kunden ausgerichtet und bietet dem Nutzer mittlerweile Verknüpfungen zu über 1.500 Apps an. Aktuell also noch deutlich mehr als Microsoft Flow.

Welches Tool sollten Sie also nutzen? Als Privatkunde sollte Ihre Wahl auf das kostenlose IFTTT fallen. Unternehmen, die viele verschiedene Microsoft-Produkte verwenden, empfehlen wir Flow – hier gibt es die größtmögliche Auswahl an entsprechenden Anwendungen. Wer sich in beiden Gruppen noch nicht wiederfindet, sollte bei Flow, IFTTT und Zapier nach den Anwendungen gehen, die wirklich benötigt werden – und dann natürlich auch über den Preis.

Je nachdem, wie viele Ausführungen von Flows sie benötigen, reicht Ihnen die integrierte Variante in Office 365. Mehr Flows mit den Premium-Anwendungen wie Salesfoce und weiteren, erhalten Sie bei Microsoft gegen einen Aufpreis pro Nutzer.

Workflow vorab planen

Bevor Sie ein Workflow-Tool implementieren sollten Sie sich überlegen, was genau Sie automatisieren wollen. Welche Apps müssen Sie dabei verbinden? Welche Prozesse wollen Sie optimieren. Überlegen Sie sich mögliche Szenarien. Nichts ist frustrierender als nach der Einbindung nach Automatiserungsmöglichkeiten zu suchen.

Für Ihre Mitarbeiter sollten Sie beim Start auch entsprechende Vorlagen zur Verfügung stellen. Besonders die Nutzer, die ansonsten Berührungsängste hätten, holen Sie damit gezielter ab.

Nutzen Sie bereits eines der drei (oder ein anderes) Workflow-Tool? Lassen Sie uns in den Kommentaren gerne wissen, was Sie optimieren konnten und welches Tool dabei eine Rolle spielte!

Welche Prozesse wollen Sie optimieren? Wir unterstützen Sie gerne dabei und arbeiten mit Ihnen eine Strategie, wie Sie und Ihre Mitarbeiter von dieser Automatisierung profitieren könne.

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

Bildnachweis:

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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