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Microsoft Outlook – 9 Tipps Für Die Optimale Nutzung

Microsoft Outlook – 9 Tipps für die optimale Nutzung

Microsoft Outlook ist einer der beliebtesten Mailing-Clients weltweit. E-Mails senden und abrufen, Kalender verwalten, Aufgaben verwalten – das Programm ist ein Allrounder. Wir geben Ihnen neun Tipps, wie Sie produktiver und sicherer mit Outlook arbeiten können:

1. Ent-to-End Verschlüsselung

Dass E-Mails nicht zu den sichersten Versandwegen gehören, haben wir schon an anderer Stelle erklärt. Eine End-to-End-Verschlüsselung kann die Nachrichten sicherer machen. Das bedeutet, dass die Mail schon auf dem Gerät des Senders codiert und erst beim Empfänger wieder dechiffriert wird.

Diese Verschlüsselungsmethode ist in Outlook integriert. Als Abonnent von Office 365 können Sie verschlüsselte Nachrichten versenden und empfangen. Dies setzt natürlich voraus, dass der jeweilige Empfänger/Sender ebenfalls Outlook nutzt. Ohne ein solches Konto haben Sie die Möglichkeit, die Nachricht passwortgeschützt herunterzuladen und zu lesen.

2. Warnung bei BCC-Versand

Wenn Sie eine E-Mail als “blind carbon copy” (BCC) empfangen haben, warnt Outlook Sie, sofern Sie versuchen allen Empfängern zu antworten. Der Absender der E-Mail wird einen Grund haben, warum er Sie nicht offen zum Verteiler hinzugefügt hat. Mit der Warnung stellen Sie sicher, dass Ihre Antwort auch nur an den Urheber geht.

3. Zugang zum Postfach gewähren

Sie können delegieren, wer auf Ihren Account zugreifen kann. Dies ist vor allem dann sehr praktisch, wenn Sie für eine Zeit lang nicht auf Ihre E-Mails zugreifen können, weil sie beispielsweise im Urlaub oder in Elternzeit gehen. Sie können dabei bestimmen, was die Person (die zu Ihrer Organisation gehören muss) darf und – besonders wichtig – was nicht.

Zur Vereinfachung der Prozesse (und zum Abbau von internen E-Mails) empfehlen wir Ihnen Micrososft Teams, ein chatbasiertes Kommunikationstool.

4. Nachrichten später senden

Bestimmte Nachrichten sollen erst später Ihr E-Mail-Postfach verlassen? Kein Problem, Sie können einen Zeit einstellen, ab wann die Mail versendet werden soll. Nutzen Sie einen Exchange-Server, dann können Sie Outlook danach schließen – die Mail wird dann zum angegebenen Zeitpunkt automatisch abgeschickt. Ohne Exchange wird sie frühestens ab der genannten Uhrzeit versendet, sofern Ihr Device mit dem Internet verbunden ist.

5. Aufgaben automatisieren mit Quick-Steps

Automatisieren Sie Aufgaben, wenn sie diese immer wieder erledigen müssen! Quick-Steps helfen Ihnen beispielsweise dabei, E-Mails standardmäßig weiterzuleiten oder sie in Ordner zu sortieren. Dies funktioniert mit Hilfe von Wenn-Dann-Regeln (If this than that): Tritt ein Ereignis ein, wird die voreingestellte Aktion durchgeführt. Dabei können Sie Ihre persönliche Sequenz selbst erstellen und flexibel anpassen.

6. Outlook Kalender schlägt Locations vor

Mit Hilfe des Kalenders können Sie in Microsoft Outlook Ihre Meetings planen und Teilnehmer einladen. Dabei haben Sie die Möglichkeit eine Skype-Konferenz zu erstellen oder einen Meetingraum auszuwählen. Outlook schlägt Ihnen dazu die zuletzt von Ihnen genutzten Räume vor.

Wollen Sie sich außerhalb Ihres Unternehmens treffen, so starten Sie mit der Eingabe von einem Ort(steil) oder einer Straße eine Suche nach geeigneten Restaurants, Cafés etc. Wenn Sie eine Location aus dem Suchergebnis auswählen, speichert Outlook die vollständige Adresse für alle Teilnehmer im Kalendereintrag ab.

Obendrein wird Outlook Windows-Nutzer informieren, wann sie sich auf den Weg zum Meeting machten sollten, damit sie rechtzeitig vor Ort sind.

Microsoft Outlook Kalender Microsoft Outlook – 9 Tipps für die optimale Nutzung
Vorschläge zu Locations von Outlook (Bildschirmfoto aus Outlook-Online)

7. Dokumente direkt per App versenden mit Office Lens

Mit Outlook für Android können Sie direkt aus der App fotografieren. Die Bilder werden automatisch in eine E-Mail-Nachricht integriert. Auf diese Weise können Sie beispielsweise Ihren Kollegen Meeting-Ergebnisse auf direktem Weg senden.

In Kombination mit den bereits erwähnten Quick Steps lässt sich ein Prozess erstellen, der das Foto zeitgleich in Ihrem OneDrive-Ordner abspeichert.

Apropos Smartphone App – Wussten Sie, dass Sie mit den Business und Enterprise-Plänen Office 365 auf 10-15 Endgeräten (Smartphones, Tablets, Desktops) pro Nutzer installieren können? Dabei ist es egal, ob Sie Windows, MacOS, iOS oder Android als Betriebssystem ihres Devices nutzen.

8. Erinnerung an Rechnungen

Outlook erkennt E-Mails mit angehängten Rechnungen. Ähnlich wie bei Bahn- oder Flugzeiten kann Outlook dazu automatisch einen Kalendereintrag erstellen, der Sie frühzeitig daran erinnert, diese Rechnung zu bezahlen.

9. Wiederkehrenden Text mit Quick Parts speichern

Bei häufig verwendeten Textpassagen helfen Ihnen die Quick Parts. Markieren Sie Text in einer Mail und speichern Sie diesen in der Quick Parts Gallery, damit Sie die jederzeit einfügen können. Damit sparen Sie sich die Zeit für die Suche nach der richtigen Formulierung.

Welche Tipps haben Sie für die Nutzung von Outlook? Lassen Sie es uns wissen und wir erweitern diesen Beitrag.

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

Bildnachweis: Alexey Malkin / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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