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New Work – Kommunikations- Und Sicherheitstools Für Dezentrale Arbeit

New Work – Kommunikations- und Sicherheitstools für dezentrale Arbeit

Das Konzept von New Work beschreibt eine neue, agile Arbeitswelt, die durch technische Hilfsmittel ermöglicht wird. Immer mehr Technologie dringt in unseren Arbeitsalltag ein und verändert damit auch die Art und Weise, wie wir produktiv (am Rechner) arbeiten können. Für diese gerade entstehende Arbeitsweise sind klassische Büroaufteilungen – jeder Mitarbeiter hat seinen eigenen Schreibtisch – nicht mehr unbedingt notwendig.

Microsoft stellt beispielsweise am Standort München seine Mitarbeitern überall im Gebäude Arbeitsplätze zur Verfügung. Die Beschäftigten können selbst entscheiden, wie und wo sie arbeiten wollen. Neben Plätzen zum hochkonzentriertem Arbeiten gibt es auch Bereiche zum kreativen Austausch, spontanen Treffen und zur produktiven Abstimmung im Team. Alle Bereiche sind dabei optimal für eine agile Arbeitsweise ausgestattet.

Das neue Arbeitsmodell

New Work bedeutet aber auch, dass das bisherige Arbeitsmodell (nine-to-five im Büro) oftmals nicht mehr funktioniert. Moderne Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitern, überall zu arbeiten. Und natürlich besteht dabei keine Anwesenheitspflicht zu bestimmten Uhrzeiten – die Teams arbeiten mit flexiblen Zeitmodellen.

Solche Modelle funktionieren natürlich nicht in jedem Unternehmen. Vor allem dann nicht, wenn die physische Anwesenheit für die Ausübung der Tätigkeit zwingend notwendig ist. Aber die Digitalisierung bringt immer mehr Jobs hervor, die sich hauptsächlich vor dem Rechner abspielen und genau hier kann das Konzept des New Works gelingen.

New Work startet mit den richtigen Tools

Benötigt wird für das moderne Arbeiten neben einem Rechner in der Regel nur ein Internet-Zugang. Mitarbeiter können unterwegs im Zug, im Café oder im Homeoffice ihre Aufgaben erledigen. Dieses Remote-Arbeiten bietet viele Freiräume, aber auch Risiken.

Die Vorteile des New Works liegen natürlich auf der Hand: Die Mitarbeiter werden flexibler. Die Arbeit wird damit auch erstmalig zu einem Teil ihres Lebens, den sie gezielt steuern können. Auf der anderen Seite stehen Sicherheitsrisiken für das Unternehmen, die Gefahr des allgegenwärtigen Arbeitens und häufig: die fehlende Kommunikation im Team. Aber auch die Frage, wie alle Teammitglieder an aktuelle Daten kommen, beschäftigt viele Unternehmen.

Moderne Kommunikation im New Work mit Office 365

Wenn Sie mit einem dezentral organisierten Team arbeiten, dann stehen Sie vor der Herausforderung, die Kommunikation untereinander zu organisieren. Microsoft bietet für dieses Problem einige Lösungen, die die Kommunikation vereinfachen können. Office 365 Je nach Abo-Plan können Sie unterschiedliche Anwendungen dafür nutzen. Diese Tools funktionieren ganz unterschiedlich, so dass Sie sich das optimale für Ihr Unternehmen heraussuchen sollten.

Outlook

Der Klassiker – und eines der bekanntesten Kommunikationstools. Neben dem Senden und Empfangen von E-Mails können Sie mit Outlook Termine vereinbaren, Skype-Konferenzen einrichten oder auch Ihre Aufgaben planen.

Teams

Bei Teams handelt es sich um einen chatbasierten Arbeitsbereich für Ihre Mitarbeiter. Daneben können Sie mit Hilfe von Skype-Meetings planen, Arbeitsstände sowie Dateien teilen etc. Ein mächtiges Tool für mehr Kollaboration und weniger E-Mails innerhalb des Teams.

Yammer

Yammer, ein Social-Tool, das ähnlich wie Facebook funktioniert. Sie können unternehmensintern Fotos, Videos und Links teilen – aber vor allem diejenigen am Unternehmensgeschehen teilhaben lassen, die nicht in der Zentrale, sondern an anderen Orten arbeiten.

Sharepoint

Mit Sharepoint können Sie Projekte verwalten und Aufgaben koordinieren. Außerdem haben Sie die Möglichkeit interne Team-Websites zu erstellen, mit deren Hilfe Sie Ihre Informationen, Dateien etc. ordnen und teilen können – also ein flexibles Intranet, ganz auf Ihre Bedürfnisse angepasst.

Gerne beraten wir Sie zu den unterschiedlichen Anwendungen. Sprechen Sie uns einfach an und sagen Sie uns, was Ihre Ziele in einem New Work-Projekt sind.

Sicherheitslösungen für New Work

Neben vielen positiven Aspekten, hat das dezentrale Arbeiten leider auch ein paar negative. Allen voran: Es entstehen neue Sicherheitsprobleme für Ihr Unternehmen. Daher sollten Sie verstärkt auf Sicherheitslösungen setzen.

E-Mails sind ein Risikofaktor

E-Mails gelten in diesem Zusammenhang schon lange als nicht besonders sicher. Warum das so ist und wie sie sicherer werden, erkläre ich in diesem Video:

Die Mitleser im öffentlichen Raum

Daneben sollten Sie vor allem sicherstellen, dass im Zuge des New Works ihre Mitarbeiter auch unterwegs geschützt sind. Dafür eignen sich vor allem zwei Dinge: VPN und eine Blickschutzfolie. Letztere ist dann wichtig, wenn Sie bspw. im Zug oder an öffentlichen Orten arbeiten.

Haben Sie schon einmal darauf geachtet, wie viele Inhalte Sie im öffentlichen Raum auf Bildschirmen tagtäglich sehen? Bankdaten, Firmenwissen etc. lassen sich so ganz einfach nebenbei ausspähen. Eine Blickschutzfolie, die es übrigens für alle Arten von Devices gibt, kann hier Abhilfe schaffen. Nur derjenige, der sich direkt vor dem Gerät aufhält, kann erkennen, was dort zu sehen ist.

Einsatz von VPN

Der zweite wichtige Schutz ist ein VPN-Zugang. Wie der genau funktioniert und warum Sie ihn benötigen, erkläre ich in diesem Video:

New Work = das allgegenwärtige Arbeiten?

New Work bedeutet auch, dass Ihre Mitarbeiter selbst entscheiden können, wann sie arbeiten. Dies kann beispielsweise bedeuten, dass Mitarbeiter im Homeoffice in den frühen Morgenstunden arbeiten, um sich danach mit ihren Kinder zu beschäftigen. Am späten Nachmittag kann die Arbeit dann wieder aufgenommen werden. Damit passt sich die Arbeit dem Leben an und nicht umgekehrt. Für Ihr Unternehmen bedeutet diese Flexibilität auch, dass die Mitarbeiter produktiver arbeiten können, da sie zufriedener sind. Für alle Beteiligten sind dies erstmal sehr gute Nachrichten.

Forscher sprechen in diesem Zusammenhang von Ubiquitous Working – dem allgegenwärtigen Arbeiten. Der Begriff umschreibt die mögliche Gefahr: Ihr Mitarbeiter arbeiten immer und trennen nicht mehr zwischen Freizeit und Arbeit. Daher sollten Unternehmen klare Regeln mit den Ubiquitous Workern treffen, wann gearbeitet wird und wann nicht. Denn trotz aller Technologie, Ihre Mitarbeiter sollten nicht ausbrennen. Sorgen Sie vor und sensibilisieren Sie sich und Ihre Kollegen, damit die flexible Arbeitszeit funktioniert und auch Spaß macht!

New Work – eine Chance für Ihre Unternehmen

Mit der richtigen Technik und einem Verständnis für die Bedürfnisse und Sorgen der Mitarbeiter, bietet das New Work-Konzept eine Möglichkeit, eine moderne Arbeitsweise zu implementieren.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Auswahl der Kollaborations- und Sicherheits-Lösungen, damit Ihre Mitarbeiter in Zukunft dort arbeiten können, wo sie sich am wohlsten fühlen!

Quellen:

Bildnachweis: ammentorp / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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