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Microsoft Teams – Machen Sie Ihr Team Produktiver!

Microsoft Teams – Machen Sie ihr Team produktiver!

Microsoft Teams ist das perfekte Collaboration Tool, mit dem Sie die Teamarbeit vereinfachen: Kommunizieren Sie per Chat in verschiedenen Kanälen und dämmen Sie damit die tägliche E-Mail-Flut ein. Dabei greifen Sie auf Ihre gewohnten Microsoft Office-Anwendungen zurück und bearbeiten Dokumente direkt im Tool. Die Effizienz Ihrer Mitarbeiter erhöht sich dadurch spürbar.

Microsoft Teams: das Collaboration Tool für Ihr Unternehmen

Microsoft Teams ist eine Alternative zu Slack oder Mattermost. Bei allen drei Lösungen handelt es sich um sogenannte Collaboration Tools, die Ihre Mitarbeiter dabei unterstützen, einfacher zu kommunizieren und zeitgleich an Dokumenten zu arbeiten oder diese zu teilen. Dabei können sie Projekte in einzelne Kanäle aufgliedern und sich dort direkt in einer Art Chat – ohne lästige E-Mails – absprechen.

Mit einem Collaboration Tool haben Sie die kompletten Daten und die Kommunikation zu einem Projekt, einem Team oder einer Arbeitsgruppe an einem Ort. Ihr Team kann sich auf diese Weise jederzeit über den aktuellen Projektstand informieren und ist damit permanent up-to-date. Mitarbeiter, die erst später hinzukommen, finden alle wichtigen Informationen sofort. Dokumente aller Art sind damit nicht mehr nur Daten irgendwo in einer Cloud, sondern werden in Ihre interne Kommunikation komplett integriert.

Neben den Kanälen hat Ihr Team zudem die Möglichkeit in privaten Unterhaltungen mit einzelnen oder mehreren Mitgliedern zu chatten. Speziell bei Microsoft Teams können sie zusätzlich Audio- oder Videocalls vereinbaren – mit dem integrierten Skype for Business.

Warum Ihr Team ein Collaboration Tool nutzen sollte…

Ein Cloudspeicher alleine reicht für eine produktive Arbeitsumgebung noch nicht aus. Wir arbeiten seit anderthalb Jahren mit Microsoft Teams. Das Tool hat unser gesamte interne Projekt-Kommunikation und die Arbeitsweise vereinfacht.

Besonders wirkungsvoll ist Teams, wenn Sie es mit OneDrive oder dem eigenen Sharepoint verbinden. So können Sie Ihre projektrelevanten Dokumente direkt dort bearbeiten bzw. kommentieren und halten Sie so immer aktuell. Collabration Tools listen Ihnen geteilte Dokumente auf, so dass Sie nicht unnötig in langen E-Mail-Konversationen oder Ihrer Cloud nach spezifischen Dateien suchen müssen.

Microsoft Teams und andere Tools haben außerdem den Vorteil, dass Sie Teammitglieder mit Hilfe der @-Erwähnung direkt ansprechen können. Die angesprochene Person erhält eine Nachricht und kann die Aufgabe erledigen.

… warum es interne E-Mails ersetzen kann.

Immer wieder heißt es: Die E-Mail ist tot – ist sie aber nicht. Ganz im Gegenteil: Die Anzahl der jährlich versendeten E-Mails steigt immer stärker an. 2018 wurden fast doppelt so viele Nachrichten versendet wie 2012. Dabei ist der Spam-Anteil noch nicht mit eingerechnet.

In vielen Unternehmen quellen die Postfächer über. Das Inbox-Zero rutscht immer weiter in die Ferne.

statistic id392576 prognose zur anzahl der versendeten e mails in deutschland pro jahr bis 2018 300x223 Microsoft Teams – Machen Sie ihr Team produktiver! Jedes Jahr werden mehr E-Mails versendet. Quelle: Statista

Die Kommunikation in Chat-basierten Tools ist häufig sehr viel informeller, wodurch Sie und Ihre Mitarbeiter Zeit sparen können. Bei Microsoft Teams können Ihre Mitarbeiter innerhalb eines Kanals einzelne Threads anlegen. Die Gesprächspartner können direkt darauf antworten, bei Bedarf auch nur mit einem Emoji, wie einem Daumen hoch. Der „Fragesteller“ hat auf diese Weise eine schnelle Rückmeldung und kann weiterarbeiten. Sie haben außerdem die Möglichkeit wichtige Aussagen zu markieren, so dass jeder Nutzer diese schnell findet.

Kurz gesagt: Die E-Mail ist nicht das beste Kommunikationsmittel für Ihr Team. Zudem ist sie auch nicht besonders sicher, wie ich in diesem Video bereits erklärt habe:

Microsoft Teams als Alternative zu Slack und Co

Slack und Mattermost sind in sich abgeschlossene Systeme. Um hier Dateien zu teilen und zu bearbeiten, müssen Sie Software von Drittanbietern, wie Google Drive und anderen nutzen. Damit steigen natürlich auch Ihre Kosten: Die Grundversion von Slack ist zwar kostenlos, bei größeren Gruppen reicht diese nicht mehr aus, da hier nur eine gewisse Anzahl an Nachrichten dauerhaft gespeichert werden. Mit einem professionellen Plan erhöhen Sie diese, aber auch ihre Kosten. Ebenso ergeht es Ihnen mit weiteren Tools zur Produktivität, die Sie eventuell in Slack einbinden müssen.

Microsoft Teams dagegen ist fester (kostenfreier) Bestandteil von einigen Office 365-Plänen. So sind Microsoft OneDrive und Sharepoint integrierbar und weitere Office-Anwendungen, wie Word und Excel nutzen Sie direkt in Teams. Zusätzlich können Sie Office 365 auch aus der deutschen Cloud einsetzen, um ihre Dokumente in deutschen Rechenzentren zu speichern.

  • Business Premium
  • Business Essentials
  • Enterprise E1, E3 und E5
  • Office für Bildungseinrichtungen A1, A3 und A5
  • Non-Profit Business Essentials und Premium

Wenn Sie noch keine Office 365-Lösung haben, erklären wir Ihnen selbstverständlich gerne, welche Vorteile die einzelnen Pläne haben.

Weitere Features von Microsoft Teams:

  • Anbindung an den Exchange Kalender: Verwalten Sie Ihre Termine direkt über Teams – Sie müssen das Programm dazu nicht mehr verlassen.
  • Speichern Sie alle relevanten Dokumente Ihres Projekts direkt über Teams in der Cloud und sorgen Sie so dafür, dass alle Teammitglieder informiert sind.
  • Chatten Sie mit ihren Kollegen in Einzel- oder Gruppenchats – immer so, wie sie es gerade benötigen.
  • Mit @-Erwähnungen können Sie Kollegen auf Informationen aufmerksam machen oder Aufgaben verteilen. Der markierte Kollege erhält darüber eine Meldung, so wird sichergestellt, dass keine Information verloren geht.
  • Ihre Unterhaltungen in den Kanälen und den Chats sind auch auf synchronisierten (mobilen) Geräten erreichbar, so dass Ihr Team jederzeit darauf zugreifen kann.
  • Sie können externe Mitarbeiter oder Kunden kostenfrei zu Ihrem Team hinzufügen. Dabei können Sie den Zugriff auf einzelne Kanäle reglementieren.

Der Start mit Teams

Natürlich ist eine Umstellung auf Microsoft Teams nicht ganz einfach. Sie und Ihre Mitarbeiter müssen sich selbstverständlich an die neue Arbeitsumgebung und vor allem die unkomplizierte (und auch häufig viel informellere) Art der Chats gewöhnen. Doch Sie werden sehr schnell feststellen, wie sich Ihre Arbeit vereinfacht. Haben Sie keine Angst davor – wir helfen Ihnen gerne bei der Implementierung und erklären Ihrem Team wie das Tool funktioniert.

Sprechen Sie uns einfach an!

Copyright Beitragsfoto: rawpixel / 123RF

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

Dieser Beitrag hat einen Kommentar
  1. Schöne Zusammenfassung der Funktionalitäten von Teams. Ich bin seit etwa einem halben Jahr auch ein absoluter Freund davon. Einfach, weil man alles an einem Platz hat. Und es verursacht keine weiteren Kosten, da ich (und wohl viele anderen auch) Office sowieso im Einsatz habe.
    Zwei Dinge hast du aber als Funktion erwähnt, die ich jedoch nicht finde, für mich aber sehr hilfreich wären:
    – Einbindung des Gruppenkalenders direkt in Teams
    – Reglementierung einzelner Kanäle in einem Team
    Wie geht das denn? 🙂
    Viele Grüße!!

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