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IT-Dokumentation – Warum Ist Sie So Wichtig Für Ihr Unternehmen?

IT-Dokumentation – Warum ist sie so wichtig für Ihr Unternehmen?

Eine mangelnde IT-Dokumentation kann in der Praxis schnell zu Problemen führen, beispielsweise im Falle einer Störung, bei Updates oder bei Prozessänderungen. Auch die Investitionsplanung leidet unter fehlender Transparenz, wenn hinsichtlich der entsprechenden Lizenz- und Wartungsverträge der Überblick fehlt. Wir empfehlen daher eine systematische IT-Dokumentation, die idealerweise automatisiert – auf Knopfdruck – durchgeführt wird.

Warum eine IT-Dokumentation vornehmen?

Ein Netzwerk besteht aus zahlreichen Komponenten. Fällt eine davon aus, kann das die Tätigkeit mehrerer Mitarbeiter im Unternehmen beeinträchtigen. Dadurch können, auch interne Abläufe gestört werden.

Störungen sind nie gut und sehr häufig mit finanziellen Einbußen verbunden, weshalb eine schnelle Fehlerbehebung erforderlich ist. Das ist aber oft nur möglich, wenn die Komponenten und Prozesse im Netzwerk bekannt sind. Dazu dienen eine Inventarisierung und anschließende kontinuierliche IT-Dokumentation bei Änderungen der Technik, Prozesse und Verantwortlichkeiten.

Kosten- und Performancegründe sprechen für eine IT-Dokumentation

Haben Sie jederzeit und vollständigen Einblick in die Wartungs- und Lizenzverträge? Fehlt hier die Übersicht, besteht das Risiko, dass Wartungsverträge für längst ausgemusterte Komponenten bestehen oder Anwendungen überlizenziert sind. Eine sorgfältige Inventarisierung verschafft die benötigte Transparenz. Müssen technische Änderungen im System vorgenommen werden, ist außerdem wichtig zu wissen, welche Abläufe und Arbeitsplätze davon betroffen sind, um die Performance sicherzustellen. Eine unübersichtliche IT-Landschaft birgt im Umkehrschluss das Risiko unnötiger Kosten und einer eingeschränkten Performance. Da sollten Sie auch für Ihr Unternehmen eine permanent aktuelle IT-Dokumentation besitzen.

Die Inventarisierung durchführen

Eine IT-Dokumentation erfordert die Aufnahme sämtlicher Komponenten des Netzwerks und der lokalen Arbeitsplätze, deren Zusammenspiel sowie der installierten Software und Dienste. Aus den genannten Gründen sollten SIe auch die Lizenz- und Wartungsverträge aufnehmen. Nach dieser Bestandsaufnahme ist bei jeglicher Änderung eine systematische Anpassung erforderlich, um die Transparenz zu erhalten. Um Ihre Kapazitäten zu schonen, ist eine automatisierte IT-Dokumentation zu empfehlen. So bleibt die Transparenz quasi auf Knopfdruck erhalten. Zusätzlich ist die Voraussetzung gegeben, Abläufe zu optimieren und die Verträge effektiv zu verwalten.

Aktuelle IT-Dokumentationen sind wichtig für die IT-Sicherheit

Können Sie im Falle eines Virenbefalls oder eines Diebstahls alle Komponenten, welche ggf. betroffen sind, benennen? Die automatische und systematische laufende Dokumentation verschafft Ihnen jederzeit einen Überblick Ihrer Systeme und gibt Ihnen die Möglichkeit danach entsprechend zu handeln oder Prioritäten festzulegen. Des Weiteren ergibt sich aus der kleinteiligen IT-Dokumentation automatisch eine Änderungsdokumentation, so dass Manipulationen oder ungewollte Änderungen sichtbar werden. Bei Bekanntwerden von Sicherheitslücken oder Schwachstellen können Sie eine Bewertung des Potenzials direkt anhand Ihrer Dokumentation vornehmen, ohne erst aktiv werden zu müssen.

Auch für ein sogenanntes SAM-Audit ist eine IT-Dokumentation wertvoll:

Weitere Vorteile der automatisierten IT-Dokumentation

Die sorgfältige Dokumentation des IT-Umfeldes verschafft Ihnen nicht nur Übersicht hinsichtlich der Komponenten, Prozesse und Verträge, sondern gibt Ihnen auch Gelegenheit zur effizienten Infrastrukturplanung. Das bedeutet konkret:

  • automatisierte IT-Dokumentation verschafft Zeitersparnis,
  • bietet Übersicht, um Einsparpotenzial aufzudecken,
  • optimiert die Bereitstellungsprozesse und
  • beschleunigt die Reaktionszeiten im Servicefall.

Was kostet eine IT-Dokumentation?

Natürlich gibt es kostenlose Lösungen für eine IT-Dokumentation. In kleinen Betrieben mit wenigen Rechnern ist es zum Beispiel ohne Probleme möglich, mit Hilfe einer Excel Tabelle das Wichtigste zu verfolgen. Bei einem mittelständischen Unternehmen mit hundert und mehr Mitarbeitern wird dies schon unübersichtlicher. Hier empfiehlt sich eine professionelle Infrastruktur – die kostet natürlich auch Geld.

Hierbei sollten Sie bedenken, dass Mittelständler schon 2013 mit Kosten von durchschnittlich 20.000 Euro pro Ausfall-Stunde ausgingen. Laut Statistik dauert ein solcher Ausfall rund vier Stunden und wiederholt sich bis zu viermal im Jahr.

Eine IT-Dokumentation kann diese Ausfälle teilweise verhindern, beispielsweise durch die Auflistung des Update-Status. So erkennt der Administrator, ob auch alle Systeme aktuell sind und keins beim Update “vergessen” wurde. Die Dokumentation hilft aber vor allem bei der Wiederherstellung der Systeme und senkt so die Ausfallzeiten rapide.

Fazit

Indem Sie Ihr IT-Umfeld konsequent dokumentieren, tragen Sie maßgeblich zur Qualitätssicherung im Unternehmen bei. Mit einer Automatisierung der IT-Dokumentation sparen Sie Zeit, sie bietet weiterhin Potenzial zur Kostenreduzierung. Ideal: Im Falle eines Wechsels der Verantwortlichkeiten behält auch Ihr Nachfolger die Übersicht. Für die Umsetzung der Automatisierung und auch im Bereich der Verschlüsselung stehen wir Ihnen gerne mit maßgeschneiderten Lösungen zur Seite.

Wenn Sie sich für eine Lösung zur IT-Dokumentation von CYBERDYNE interessieren, dann fragen Sie uns doch einfach nach einem konkreten Angebot.

Quellen:

Infoquellen (alphabetisch):

Bildnachweis: Tatiana Epifanova / 123rf.com

Ralph Friederichs

1994 gründete er die heutige CYBERDYNE IT GmbH und ist seit dem alleiniger Gesellschafter und Geschäftsführer des Unternehmens. Ralph Friederichs ist Experte und Berater für Cloud Computing, Digitalisierung und Managed IT Services. In seiner Freizeit beschäftigt er sich mit Online Marketing und ist mit dem Mountainbike unterwegs.

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